大学物业合同档案管理办法

N大学物业公司合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、 合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。4合同台帐应包括以下内容:1) 、合同名称;2) 、合同主体;3) 、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);4) 、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);5) 、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)6) 、其他应当记载的重要内容。

5、 合同台账应附以下资料:1) 、合同文本;2) 、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;3) 、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4) 、补充合同、会议纪要、往来函电;5) 、其他与合同有关的重要资料。

6、 合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、 合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、 本办法由公司办公室负责解释。本办法自颁布之日起执行。