知识产权管理体系的建立和实施

前言

知识产权管理体系特点

 结构模式和PDCA管理方法。

 通过知识产权管理方针、目标，建立和确定知识产权组织结构、职责；开展策划活动、程序、和惯例；配置和管理人力、财务、设备、设施、信息、资源；对组织在运营活动（投融资，并购与重组，对外贸易，联盟，参与标准化或联合开发新品等）与经营活动（研发、采购、生产、销售等）中知识产权获取、维护、保护、运用（应用、转让、许可等）相关过程实施的系统管理。

第一节、知识产权管理体系规范要素的应用

一、知识产权管理体系规范要素的应用

GB/T29490-2013 《企业知识产权管理体系规范》 包含：  9个章节  6个管理模块  5类管理

 体系六个模块： 1) 知识产权管理体系 2) 管理职责 3) 资源管理 4) 基础管理 5) 实施和运行 6) 审核和改进

 5类管理，25个二级要素，27个三级要素。

第一类：知识产权体系管理类要素，共10个二级要素，13个三级要素； 第二类：知识产权管理类要素，共4个二级要素，3个三级要素；

第三类：知识产权通用（基本）管理类要素，共6个二级要素，6个三级要素； 第四类：知识产权运营管理类要素，无二级要素，共5个三级要素； 第五类：知识产权经营管理类要素，共5个二级要素，无三级要素。

二、知识产权权属是知识产权管理体系的管理核心对象；

三、知识产权管理体系应具有实现遵守法律法规要求承诺的功能； 四、知识产权目标和落实措施是实现持续改进的重要途径；

五、知识产权基础管理、试试和运行控制是组织控制知识产权管理的而关键； 六、知识产权管理体系的监控系统对体系运行起到保障作用； 七、明确组织机构与职责是实施知识产权管理体系的必要前提； 八、其他知识产权管理体系要素的作用。

第二节 知识产权管理体系的建立

一、 知识产权管理体系建立的原则  适用性原则  有效性原则  符合性原则  协调性原则  前瞻性原则

二、 知识产权管理系统体系的基本模式  组织（企业）知识产权管理体系的基本模式  文件化的知识产权管理体系机构

 组织（企业）知识产权管理体系建立的组织领导  PDCA循环

三、 组织建立知识产权管理体系的步骤 1) 领导决策

2) 成立工作机构，制定工作计划 3) 开展培训、理解标准

4) 对现有的知识产权及其管理进行情况调查 5) 体系策划与设计

6) 知识产权管理体系文件编制和宣贯 7) 知识产权体系试运行 8) 内部审核 9) 管理评审

1) 领导决策

 只有在最高管理者认识到建立知识产权管理体系必要性的基础上，组织才有可能在其决策下开展这方面的工作。

 需要最高管理者对改善组织的知识产权行为做出承诺，从而是得知识产权管理体系的实施与运行得到重组的资源。

2) 成立工作机构，制定工作计划

 工作机构的主要任务是负责建立知识产权管理体系。工作机构的成员来自组织内部各个部门，其他成员将成为组织今后知识产权管理体系运行的骨干力量。

3) 开展培训、理解标准

 相关人员应该接受知识产权管理体系规范及相关知识的培训。

4) 对现有的知识产权及其管理进行情况调查  情况调查是建立知识产权管理体系的基础。

 调查组应对组织过去和现在的知识产权权属的获取、授予、转让信息、使用范围与状态进行收集、调查与分析，识别和获取现有的适用于组织的知识产权法律、法规和其他要求，进行知识产权权属辨识和知识产权使用情况的评价。

5) 体系策划与设计

 对知识产权管理过程识别，进行知识产权控制过程分心和策划；确定组织机构和职责，筹划各种运行程序等。

6) 知识产权管理体系文件编制和宣贯

 体系文件在实施前需要进行必要对各层次与知识产权管理体系相关人员的讲解和培训。  在体系运行过程中对文件进行信息收集评审和修改，以确保其不断完善和持续有效。 7) 知识产权体系试运行

 知识产权管理体系应做到：说、写、做一致。  体系试运行应按所建立的知识产权管理体系手册、程序文件、制度及作业规程等文件的要求，整体协调地运行。

8) 内部审核

 内部审核的流程是：审核策划、审核计划、审核执行、审核发现、不合格报告、纠正措施、验证。

 知识产权管理者代表应亲自组织内审。内审员应经过专门知识的培训并具备开展内部审核的能力。组织也可聘请外部专家参与或主持审核。

9) 管理评审

 最高管理者应对试运行阶段的体系整体状态做出全面的评判，对体系的适用性、充分性和有效性做出评价。依据管理评审的结论，可以对是否需要调整、修改体系做出决定，也可以做出是否实施第三方认证的决定。

第三节、知识产权现状的摸底调查

1. 摸底调查的内容 2. 摸底调查的策划 3. 实施摸底调查 4. 形成摸底调查报告

一、 摸底调查的内容

根据建立知识产权管理体系的需求，摸底调查科包括如下内容：  有关的法律法规和其他要求；

 知识产权（商标，专利，版权，商业秘密等等）权属的辨识和组织所面临知识产权纠纷或流失、泄密、被盗用等风险的评估；

 知识产权分析，重要程度评价；

 现有知识产权管理、惯例、过程和程序的检查；  知识产权改进措施的评估；

 对以往的知识产权相关工作情况的调查反馈的评估；  组织相关管理基础和可利用的资源。

二、 摸底调查的策划 1. 确定范围

 组织进行摸底调查的范围与建立知识产权管理体系的范围紧密相关。如果组织为了在某一范围内实施知识产权管理体系，那么摸底调查的范围至少应覆盖拟定体系的范围。

 确定体系的范围应考虑如下原则：

a) 具有与知识产权权属相关的职能和行政管理组织的整体、部分或结合体； b) 组织的经营资质范围、管理权限相对部分； c) 如果是组织的一部分，应在知识产权领域方面可与其他部分分开，并可以提供符合完整的GB/T29490认证准则的运行控制证据。

 在保证覆盖范围前提下，应重点关注那些产生重大知识产权管理作用和在未来体系中具有关键功能的部门。

2. 组成调查组

 调查组可由经过培训的组织内部员工、外部咨询人员或双方共同组成，这取决于摸底调查的范围、复杂程度及组织的资源。

 组陈调查组还应考虑：

a) 调查成员应熟悉、了解组织的经营运行规律；知识产权特点，权属的获取、许可，转让流程和组织结构关系。

b) 调查组成员应具备必要的知识产权技术知识产权和知识产权法律、法规知识，具备识别相关数据或信息，并有效地分析和评估这些数据和信息的能力；

c) 具备相关的调查和评审技巧和能力，如研究、面谈、数据分析、文字工作等。  调查组组成以后应经过适当的技能培训，并使每个成员了解摸底调查的目的，其担当的角色和责任，以确保每人都能胜任工作。

3. 现场调查前的准备工作

(一) 识别和获取知识产权法律、法规

预先识别和获取组织适用的知识产权法律、法规（商标法，专利法，版权等法规）及其他要求，是进行摸底调查的基础。获取知识产权法律、法规及其他要求的主要信息途径有：

a) 国家和地方知识产权立法、执法机关； b) 出版社或其发行机构，网络，公共媒体；

c) 知识产权专业机构，如律师事务所、专利咨询公司等； d) 专利行业协会或贸易促进机构。 (二) 摸底调查方法的选择

进行摸底调查需要一定的方法，从而使其具有系统性、科学性和可操作性。摸底调查一般可采用如下方法：

a) 进行知识产权权属梳理和审查。 b) 对已经形成的知识产权记录评审。 c) 编写检查表的货问卷进行调查 d) 按事先确定的调查提纲询问 e) 知识产权权属试用评价 f) 组织相关人员进行会谈

g) 与类似的组织的知识产权管理比较。 (三) 制定摸底计划

为了使调查过程有序、高效地进行，必须预先制定调查计划或方案。计划应根据组织的类型、规模，而有针对性地制定。

计划或方案，为实施调查进行的策划的输出，包括：目标与要求，项目与内容，职责分配，进度，输出，检查节点等。

三、 实施摸底调查 1. 信息收集及分析

在调查过程中，应注意从下列几方面收集信息：

a) 组织知识产权权属记录，转让，许可情况，使用场所的应用于控制情况。 b) 知识产权相关员工的劳动合同，入职，离职，奖励，保密，竞业管理情况。 c) 组织掌握的知识产权纠纷资料，能够反映组织知识产权管理薄弱环节的争议。 此外，还要注意从组织的外部有关部门收集信息，这些部门包括： a) 和法规和许可证相关的----专利、商标、版权的主管机构； b) 图书馆和信息部门； c) 专利协会、企业家协会； d) 消费者协会； e) 相关方；

f) 知识产权专业人员。

一般情况下，组织在贯标前原已包含一些知识产权保护和应用的管理制度或方法、程序，贯标后需要形成一个完整的有机整体，用以改善知识产权管理，充分发挥知识产权的功能作用。

调查摸底工作应将组织现存管理实践和程序规定与规范中的每个要素的内涵作用相比较。 特别是对一些核心要素需要仔细分析比较： a) 明确知识产权管理机构和职责；

b) 识别知识产权权属，使用管理-----在新项目的立项，研发，使用（采购，生产，销售，

宣传等）的管理；

c) 与知识产权管理相关的文件情况；

d) 使用场所的知识产权调查——组织在重组与并购，投融资，参与标准化，对外宣传，办

展览等工作的知识产权审查；

e) 与知识产权相关人员，知识产权核心人员的合同，竞业管理情况，人员知识产权培训情

况。

其他要素可根据组织的需要和有限事项逐步进行分析。

2. 知识产权权属辨识，知识产权使用，许可，转让控制策划 知识产权权属辨识，知识产权使用，许可，转让控制策划是摸底调查中的一项主要工作内容。

四、 形成摸底调查报告 1. 收集信息的归类

完成现场调查评审后，应认真全面地整理、分析和归纳摸底调查所获取的大量信息。经处理的信息主要包括如下几方面：

a) 关于知识产权管理的现存的组织机构和职责； b) 知识产权法律、法规及其他要求的清单； c) 知识产权权属清单；

d) 现有知识产权文件，包括规定、制度、程序、作业指导书等； e) 其它信息，如知识产权纠纷调查报告、律师函，数据和记录等。

2. 编写调查报告

将摸底调查完成的工作，编制成摸底调查报告，会更有利于知识产权管理体系的建立及运行、保持。摸底调查报告应篇幅适度、结构清晰。报告应涵盖摸底调查的主要内容，并对改进有关事项提出建议。

摸底调查报告可采用如下编写各市： a) 调查目的、范围； b) 组织的基本情况；

c) 知识产权权属辨识与评价；

d) 适用的知识产权法律、法规及其他要求（包括获取渠道、内容、登陆等）； e) 知识产权法律、法规遵循情况评价；

f) 知识产权管理方面的现状与评审（包括知识产权纠纷处理，知识产权适用、转让、许可

等）；

g) 现存知识产权管理与规范之间的差距分析； h) 急需解决的优先项问题；

i) 建立、保护知识产权管理体系的有关建议。

第四节、体系策划与设计

1、 制定知识产权方针

2、 明确资源、作用、职责、责任和权限 3、 知识产权目标和落实措施的制定 4、 程序及其他管理要求的策划

一、 决策准备

a) 领导决策、统一思想；

b) 成立工作机构、制定推进计划； c) 开展培训。理解标准。

二、 策划

a) 确定知识产权方针； b) 制定知识产权目标； c) 知识产权管理过程识别；

d) 知识产权控制过程分析和策划；

三、 制定知识产权方针

1. 组织的知识产权方针应达到如下几方面要求：

a) 方针的内容要适合于组织知识产权风险的性质、规模。

b) 组织的知识产权方针要包含对持续改进和应遵守的现行知识产权法律、法规和其他要求

的承诺。

c) 知识产权方针要形成文字并把知识产权方针通过各种方式传递给组织的全体员工，定期

对方针进行评审，确保其与组织保持相关和适宜。

2. 制定知识产权方针的依据

制定知识产权方针的依据应考虑以下几点：

四、 文件化 文件结构确立； 明确文件化需求；

过程和活动文件化：编织程序文件和作业指导文件； 体系文件化：编制知识产权手册；

运行结果文件化：形成知识产权运行记录。

管理体系文件编写原则：

符合性原则：符合标准及法律法规要求。

适宜性原则：适合于组织规模、产品性质、人员素质和管理现状等。

系统协调的原则：各级文件之间、同级中各个文件之间要相互协调，借口严密，不得互相矛盾，体现文件及过程之间的相互关联和相互作用。 操作实施的原则：具有很强的操作性。

证实检查的原则：能够证实其符合标准要求，具有可检查性。

五、 文件发布

知识产权管理体系文件的正式发布，标志着知识产权管理体系的运行开始。

第五节、知识产权管理体系的实施

一、 运行

提供知识产权管理体系所需要的资源； 按体系要求开展知识产权管理活动；

二、 检查和改进 体系日常维护；

内部审核和管理评审；

体系的改进，包括体系文件的修订；

建立知识产权管理体系，还需要注意几个问题：

a. 充分结合组织的原有管理基础，进而形成一个结构化的管理体系。 b. 知识产权管理体系是一个动态发展、不断改进和不断完善的过程。 c. 知识产权管理体系应充分反映组织的知识产权特点。 d. 与其他管理体系的结合

现在许多组织按照GB/T19001标准已建立了知识产权管理体系，又按照GB/T29490-2013规范建立了知识产权管理体系、ISO27001信息安全管理体系等，这些管理体系遵循着共同的系统化管理原则。特别是知识产权管理体系标准与GB/T29490-2013规范标准具有相同的

运行结构模式。所以，已建立知识产权管理体系的组织，在建立知识产权管理体系时，可以借鉴建立已有的知识产权管理体系的思路。应识别各个体系的相互内容的结合，特别注意各个体系不同之处，不要出现矛盾和职责不清的现象。

三、 关于管理评审

(一) GB/T29490 - 5.5 管理评审 5.5.1 评审要求

最高管理者应定期评审知识产权管理体系的适宜性和有效性。 5.5.2 评审输入 评审输入应包括：

a) 知识产权方针、目标；

b) 企业经营目标、策略及新产品、新业务规划； c) 企业知识产权基本情况及风险评估信息； d) 技术、标准发展趋势； e) 前期审核结果。 5.5.3 评审输出 评审输出应包括：

a) 知识产权方针、目标改进建议； b) 知识产权管理程序改进建议； c) 资源需求。

(二) 管理体系评审

最高管理者的任务之一是对照方针和目标，定期和系统地评价知识产权管理体系的适宜性、充分性、有效性和效率。

这种评审可包括考虑是否需要修改方针和目标，以响应相关需求和期望的变化。评审包括确定是否需要采取措施。评审报告与其他信息源一同用于知识产权管理体系的评审。

最高管理者应按策划时间间隔评审知识产权管理体系，确保其持续的适宜性、充分性、有效性。

——适宜性：知识产权管理体系与所处的客观环境的适宜能力； ——充分性：知识产权管理体系达到充分展开和受控程度；

——有效性：完成知识产权管理体系策划的活动和达到策划结果的程度。 评审包括评价体系改进的机会和变更需求，包括质量方针和质量目标。 评审输入/评审输出 方针、目标

方针、目标、改进 基本情况及风险

知识产权的改进 经营、标准、发展

资源需求 以往评审跟踪措施

可能影响的变更

管理评管理评审记录 审报告 最高管理者应当开展管理评审活动，使其不仅限于对知识产权管理体系的有效性进行验证，且应扩展为整个组织范围内对体系的有效性和效率进行评价的过程。

收到最高管理者领导作用激励的管理评审应当成为交换新观念、对输入进行开放式讨论和评价的平台。

提供用于组织进行业绩改进策划的数据。

改进的建议 为使管理评审给组织带来增值，最高管理者应当：

——通过系统的基于知识产权管理原则的评审，对产品实现和支持过程的业绩进行控制。 ——评审的频次应当视组织的需求而定。（间隔最长时间应不超过12个月） ——评审过程的输入应当导致超越知识产权管理体系有效性和效率的输出。 ——评审的输出应当提供用于组织进行业绩改进策划的数据。

四、 体系建立的注意事项：

GB/T29490是众多知识产权管理体系模式中的一种而不是唯一；

组织的知识产权管理体系，不能简单地去“迎合”GB/T29490标准，而是要将组织已经存在或引入的有效的做法、方法、工具、模式有机融合，建立一个共同的一致的平台。

知识产权管理体系内审员培训审核部分课程 参照GB/T19011-2013