一、集团档案工作现状 1.待归档档案数量较多
集团总部档案室的档案有大部分的档案未归档，经调查，其原因有二，一是近期档案员岗位人员流动比较大，由于档案工作的经手人过多，并且这些档案员都处于实习状态，对于档案工作仍处于学习与熟悉的阶段，并没有进行实质性的档案归档工作，日积月累导致大量未归档的档案堆积。二是很多档案或是处于利用阶段，或是丢失，并没有及时的全部移交到档案室，由于档案材料的不全无法进行归档。原因是如果将现有的档案分类、排序、编号、编目、注录完毕，一旦有新移交的档案，并且将新移交的档案穿插在已归档的档案内，必将导致之前目录额大部分改动，因此，导致前阶段的工作零意义。 2.卷内文件目录不精细
卷内文件目录不精细，不能清晰反映盒内所有的档案，一旦想要查找某一档案，并且目录上未标明，将无法通过卷内文件目录进行查找，相应地如果卷内文件目录不精细，将导致电子目录不精细，从而导致注录时无法将所有档案注录，导致检索工具失灵。以上检索工具无法查询，将会选择逐页查找盒内的全部档案，从而大大增加了工作量，查找档案的时间占用大量的工作时间，影响档案管理其他方面的工作，导致工作效率降低。 3.盒内档案种类杂乱
盒内档案杂乱，反映有二，一是杂，杂的表现是将档案放错了位
置，比如，某一档案盒内都是20xx年度的档案，却从中发现20xx年度的档案。二是乱，乱的表现是排序无规律，有些档案是有直接联系的，如果不按一定的规律对档案进行排序，将会打破档案与档案之间的有机联系，同时查找起来也不方便。 二、档案工作简述 1.收集
集团的档案收集工作以接收为主，接收时需要注意核对档案的份数，是否是原件，核对目录与档案标题是否一致。核对完毕后，交档人和接收人以及双方领导要在移交清单上签字。 2.鉴定
鉴定的过程实际上是判定一份档案有无价值的过程。有价值的保存，并判定保管期限，无价值的剔除。 3.分类
分类就是按照年度、问题、机构、保管期限进行分类，同一年度、问题、机构、保管期限的分别放在一起。分类工作是判定档案的存放位置的工作，将这些档案按上述分类方法分别装入档案盒内，接下来是对盒内档案的整理工作。 4.排序
排序的首要原则是按时间顺序进行排序，但有时会出现特殊情况，比如，办理国有土地购买协议时，会产生一系列的文件，这时就需要注意档案的成套性，成套的档案放在一起，有时会割裂档案行程时间上的联系，这种情况属于特殊情况。并且反映同一事物的档案都
要放在一起。如，同一档案盒内的档案有两份档案都是关于太阳广场的文件，其中一份是关于购买太阳广场的协议，时间是20xx年2月，但是他的补充协议时间是20xx年12月，这两份文件是反映同一事件的，应该放在一起，但是二者时间间隔为10个月，在这10个月期间会产生其他的文件，为了保持有机联系，就不考虑时间的关系，将其补充协议提前。 5.编号
编号就是给定每一份档案的件号，并且用铅笔标在每份档案第一页的右上角。同时，还要编档案的页号，标在每页档案的右下角，需要注意的是凡遇带字的页面都要标页号。编号是档案管理工作中最经常改动的工作，原因是，一旦有一份档案的顺序需要调整，就会不可避免的改动件号和页号。而且经常会在档案已经编号完毕之后，发现其他盒中还残留本盒内的档
案，这时让人头疼的一件事。所以，一般在标号时为了方便改动要有铅笔标识。 6.编目
编目的工作就是填写卷内文件目录，卷内文件目录包括：件号、责任者、题名、日期、页数、页号等6项。不同种类的档案卷内目录会稍有不同，如文书档案会增加“发文学号”一项，但是万变不离其宗。编目的目的就是编制档案工具，以方便查找。 7.加盖印章
加盖印章包括两个工作，一是在档案盒的脊背上加盖印章，根据每盒档案的排列顺序，用事先准备好的章加盖在脊背上，加章的内 容、年度、全宗号、机构（问题）、盒号。 二是在每份档案的第一页加盖归档章，归档章的内容包括：全宗号、年度、室编件号、机构、馆编件号等。 8.注录
注录工作实质上是编制检索工作的过程。将每一份档案的信息注录到档案软件中，内容为：全宗号、保管、期限、题名、责任者、时间、主题词等。 完成以上一系列的工作，才真正完成了一盒档案的整理工作。
