索赔管理程序_修改版

国家综合甲级 证书号：A144004317

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目

工程索赔管理规定

文件编号：F4491-S-QS-000 -0

广东省电力设计研究院

2011年6月 广州

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目

批 准：黄志远

审 核：严

校 核：

编 写：

军 黄毅

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目

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版本号 日 期 说 明 修改人

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目

目录

1 目 的 ........................................................................................................ 1 2 适用范围 .................................................................................................. 1 3 规范性引用文件 ....................................................................................... 1 4 定 义 ........................................................................................................ 1 5 职 责 ......................................................................................................... 1 6 内容与要求 .............................................................................................. 2

6.1 工程索赔的组织机构 ..................................................................... 2 6.2工程可索赔范围 .............................................................................. 2 6.3工程索赔的流程 .............................................................................. 3 6.4 工程索赔文件的管理 ...................................................................... 5 7 相关文件 .................................................................................................. 5 8 参考文献 .................................................................................................. 5 9 附 录 ........................................................................................................ 5

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目

1 目 的

为了进一步规范越南永昂电厂一期海水脱硫EPC总承包项目的工程索赔管理制度，逐步完善总承包项目工程索赔管理的岗位工作职责和管理流程，提高总承包项目工程索赔管理的效率和水平，保证总承包项目的顺利实施，特编写本办法。 2 适用范围

本办法适用于越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目(项目编号F4491)的工程索赔。 3 规范性引用文件

3.1 GEDI Q/44-2022.001-2006《文件控制程序》 3.2 Q/44-2013-00•505-2010《行政管理授权规定》 4 定 义

工程索赔：指因PVN/LILAMA原因（包括未履行合同义务），或发生GEDI和LILAMA/PVN不可控制的因素而使GEDI遭受损失时，GEDI向LILAMA提出的费用和/或工期补偿要求。 5 职 责

5.1 项目经理对本规定的实施负总的责任。 5.2 控制经理负责组织贯彻、执行本规定。

5.3控制经理、设计经理、采购经理、施工经理、调试经理、质量经理、HSE经理负责在各自的职责范围内监控并提出工程索赔事件的申请。

5.4 项目秘书为项目所有工程索赔文件的归口管理责任人。同时，总承包项目管理部秘书负责相关索赔文件在院内的流转；现场秘书负责相关索赔文件在项目部与LILAMA之间的流转。

5.5控制经理(当未设置控制经理时，为控制副经理，下同)负责审核提出部门所提交资料是否齐全，若不足则要求各相关责任部门补充相应资料，并协助项目经理判断该事项是否可向LILAMA申请索赔；负责审核所发生事件，是否影响关键线路工期，判断最终将影响合同总工期的时间；负责审核所发生事件对GEDI费用的影响，计算GEDI发生的损失数额；负责起草索赔意向通知单、索赔通知单及相关附件材料；负责编制索赔方案或协助经营计划部编制索赔方案（当索赔额大于100万元人民币时）。

- 1 - 工程索赔管理办法 文件编号

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5.7项目经理：根据工程索赔申请及控制经理提出的工期和费用评估影响报告，负责确定是否开展更进一步的索赔工作；根据索赔额度的不同，分别负责审核、或校核、或组织控制经理协助经营计划部编制工程索赔申请及其附件材料、索赔文件等。

5.8经营计划部商务经理：根据索赔额度不同，分别负责会签，或编制工程索赔申请及其附件材料、索赔文件等。

5.9 经营计划部领导：根据索赔额度不同，分别负责批准，或审核工程索赔申请及其附件材料、索赔文件等。

5.10分管院领导：根据索赔额度不同，分别负责批准，或审核工程索赔申请及其附件材料、索赔文件等。

5.11院长：审批索赔额100万元人民币以上的索赔文件。 6 内容与要求

6.1 工程索赔的组织机构

工程索赔小组全权负责项目部对外的索赔工作。工程索赔工作小组以项目经理为组长、项目副经理为副组长，组员包括控制经理、设计经理、采购经理、施工经理、调试经理、质量经理、HSE经理负责。项目具体索赔工作由控制经理牵头负责组织实施。 6.2工程可索赔范围

根据主合同，本工程可索赔事件包括但不限于：

(1)PVN/LILAMA建设计划变更造成的设计更改和增加、合同范围的增加。（主要责任部门：设计、施工、采购）

(2) PVN/LILAMA未按合同规定交付施工场地。（主要责任部门：施工）

(3) LILAMA未按合同规定将施工所需水、电、电讯线路从施工场地外部接至约定地点，或虽接至约定地点但没有保证施工期间的需要。（主要责任部门：施工）

(4) LILAMA拖延或未按合同规定承担相应的责任，如拖延图纸的批准、拖延隐蔽工程的验收、拖延对施工所提问题进行答复等，造成施工延误。（主要责任部门：控制、设计、采购、施工、调试、质量、HSE）

(5) LILAMA未按合同规定的时间和数量支付工程款。（主要责任部门：控制） (6) PVN/LILAMA提前占用部分永久工程。（主要责任部门：施工）

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(7)不可抗力及其他原因。（主要责任部门：控制、设计、采购、施工、调试、质量、HSE）

(8)因施工中发现文物、古董、古建筑基础和结构、化石、钱币等有考古、地质研究价值的物品所发生的保护等费用。 (主要责任部门：施工) 6.3工程索赔的流程

6.3.1 发生可能产生索赔的事件后，经办人应在2日内认真核查EPC主合同及相关传真、会议纪要等合同文件，判断业主方提出的要求或意见是否符合合同约定；并按照附录A所列的《索赔事件登记表》填写相关内容，报控制经理处备案。

6.3.2控制经理收到经办人填写的《索赔事件登记表》后，应在1日内组织相关岗位经理复核此事件是否属于工程可索赔范围，若是，则按6.3.3条流程处理；若不是，即事件符合合同约定，则此事件关闭（必要时，应向项目（副）经理汇报）。

控制经理应于每月15日完成当月工程《索赔事件登记表》的统计与更新工作，并抄送至项目部各岗位经理。

6.3.3 具体索赔流程

当根据6.3.2条规定，控制经理核定此事件为工程可索赔范围，则应按以下流程处理：

经办人按附录B填写工程《索赔申请单》，并提供相关合同资料、证明文件至控制经理处。控制经理收到《索赔申请单》后，负责检查索赔申请及相关资料，并组织控制副经理、其它岗位经理进行事件评估，计算拟索赔事件对工期和费用的影响，书面报告项目经理，并协助项目经理判断是否开展更进一步的索赔工作。

项目经理负责校核，或审核，或组织控制经理协助经营计划部编制工程索赔申请及其附件材料、索赔文件等（具体根据索赔额度确定，参见附录C索赔流程图）。

其中：

 索赔额≤RMB100,000元,项目部报送索赔文件至经营计划部会签，由经营计划部

商务经理批准。

 RMB 100,000元＜索赔额≤RMB1,000,000元，报索赔文件至经营计划部会签，经

营计划部领导审核，分管院领导审批。

 索赔额＞RMB 1,000,000元时,由项目部移交所有索赔文件至经营计划部,由经营计划部负责经办索赔事宜，报相关部门会签，分管院领导审核,院长审批。

- 3 - 工程索赔管理办法 文件编号

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根据EPC主合同20.1款约定：在GEDI发现或应该发现问题/事件的28日内必须书面通知到业主，超过期限，则GEDI被认为此问题/事件对工程无影响。

在工程索赔申请及其附件材料、索赔文件通过GEDI内部审批，并确认可开展索赔后，由控制经理在事件发生或GEDI应知道的28天内编制索赔意向书，报项目经理批准后签发LILAMA。索赔意向书要说明索赔的工程项目、原因、发生的起止时间及依据。若工程索赔申请及其附件材料、索赔文件难于在规定时间内完成GEDI内部审批流程，而该项索赔事件较重要（索赔额大，影响巨大）时，可由项目经理先报请院领导同意后，在期限到达前两天内，由项目部先行报送索赔意向通知单。

根据EPC主合同20.1款约定：在GEDI发现或应该发现问题/事件的42天内，GEDI应发送正式索赔通知单至LILAMA，该通知单应包括有关索赔和要求延长时间和/或追加付款的依据的详细和充分的佐证材料。

控制经理应在规定时间内，按照《索赔申请单》的批复意见，发送正式《索赔通知单》至LILAMA提出正式索赔。如果产生索赔的事件或情况具有连续影响：

 则此索赔文件应视为临时索赔文件；

 控制经理应每隔28天递交一次延续索赔通知，说明连续影响的实际情况和记录，

列出累计的追加索赔金额和（或）工期延长天数。

 在索赔事件影响结束后的28天或与LILAMA协商后LILAMA批准的其它期限

内，GEDI应向LILAMA递交最终索赔通知书，说明最终要求索赔的追加金额和（或）延长的工期，并附必要的记录和证明文件。

6.3.4根据主合同约定，LILAMA应于收到索赔文件后42天内或与GEDI协商后的时间内做出答复。LILAMA也可进一步向GEDI提出补充资料的要求，但其必须在该时间段内就索赔事件做出答复。

索赔文件报送后，控制经理为索赔实施的主要负责人，应主动同LILAMA合同管理部门确认项目部发出的索赔文件，并根据《行政授权管理规定》中约定的索赔金额的划分，联络经营计划部及院其它部门人员，按照合同约定或者LILAMA的安排与其做好索赔的具体实施工作，各岗位经理予以配合。

6.3.5取得业主索赔批复意见后的处理

 若索赔获得批准，控制经理应组织人员同业主商定EPC主合同补充协议或正式文件

的签订；

- 4 - 工程索赔管理办法 文件编号

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 若索赔未获得批准，控制经理应组织人员召开专题讨论会，形成书面文件报项目经

理决定是否再次发起索赔进行谈判或提交仲裁；

6.3.6无论事件索赔是否获得批准，控制经理应收集相关索赔文件、会谈文件、最终批复文件等材料，按6.4移交项目秘书存档。

6.4 工程索赔文件的管理

索赔文件包括：索赔事件相关的工程联系单、会议纪要、传真等，事件发生后的GEDI现场情况记录、现场图像、照片、录像资料、索赔报告等，相关现场资料需有LILAMA工程师签名确认。

项目工程索赔文件由项目秘书归口管理，严格执行GEDI《文件控制程序(Q/44-2022.001-2006)》。本工程项目中所有对外发放和接收的索赔相关文件由项目秘书统一收发，统一归档管理。 7 相关文件

7.1 Q/44-2013-00•505-2010《行政管理授权规定》

7.2 CONTRACT BETWEEN VIET NAM LILAMA AND CONSORTIUM OF GEDI and AE&E CONSULTING SHANGHAI 8 参考文献

越南永昂电厂一期工程海水脱硫EPC项目项目实施计划 F4491-M-PP-0003-0

9 附 录

附录A ： VA1项目索赔事件登记表 附录B ：索赔申请单 附录C：索赔程序流程图

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附录 A：索赔事件登记表 越南VA1工程海水脱硫EPC项目索赔事件统计表备注：1、所有专业主设人、岗位经理当遇到可能产生索赔事项的事件时（收到业主或分包商传真、召开月度例会等），应填写此表无底纹列项，发至控制经理、项目经理处；2、由控制经理组织其它人员对事件的影响进行评估，最终是否索赔由项目经理确定；控制经理每月10日更新一次总表；3、当发生应填写此表进行汇报统计而未填写的，项目部将在绩效考核中考察各位，请各位提高风险及合同范围管理意识！事件EPC合同条款约定传真或会议要求的内是否可能责任归属序号容描述条款编号条款内文件编号具体内容发生索赔（雇主/分包商）容合同条款20.1：在GEDI发现或应该发现问题/事件的28日内必须书面通知到雇主，超过期限，则GEDI被认为此问题/事件对工程无影响；GEDI应在发出通知后整理相关索赔记录与证明文件，并须在发现或应该发现问题/事件的42日内，提交详细的索赔材料，包括工期损失补偿以及追加付款。雇主反馈对工期的对人工日其它影是否需要发出索影响评估的影响评响评估发出索赔赔日期反馈日期反馈内容估结论备注

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附录B：索赔申请单

修改码：1

索 赔 申 请 单

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目 项目名称 事件主题 合同编号 提出部门 表GD001 编号：SPSQ-001 100510/LILAMA-GEDI&AEE 事由：（Brief Description of Claim Case） （索赔事件的详细描述（含对应EPC主合同相关条款编号及内容、相关会议纪要编号及内容、传真等文件资料的编号及内容；是否发生合同变更；该事件对GEDI产生的不利影响） 附件： 提出人： 日期： Estimation of Loss/ Delay 控制经理 日期： 日期： 项目经理 经营计划部 日期： 经营计划部领导 相关部门（会签） 日期： 日期： 分管院领导 日期： 院长 日期： 注: 索赔额≤RMB100,000元,索赔文件由经营计划部会签，经营计划部领导批准。RMB 100,000元＜索赔额≤RMB1,000,000元，经营计划部会签，经营计划部领导审核，分管院领导审批。索赔额＞RMB 1,000,000元时,由项目部移交所有索赔文件至经营计划部,经营计划部负责经办索赔事宜，报相关部门会签，分管院领导审核,院长审批。

- 1 - 工程索赔管理办法 文件编号

越南永昂电厂一期海水脱硫EPC项目 附录C：索赔流程图索赔事件发生，责任部门提出工程索赔申请单项目部秘书接收,登记控制经理审核增加费用/延误工期项目经理校核/是否索赔索赔额≤RMB10万判断索赔金额索赔额>RMB100万内部项目经理负责审核工程索赔申请及附件材料RMB10万<索赔额≤RMB100万或仅索赔工期项目经理负责校核工程索赔申请及附件材料；经营计划部商务经理会签。控制经理向经营计划部商务经理报告工程索赔事宜。经营计划部根据项目部提交的索赔申请文件及相关附件材料，按院内管理规定办理索赔审批手续，项目部协助。经营计划部领导负责批准工程索赔申请及附件材料经营计划部领导审核工程索赔申请及附件材料相关部门会签分管院长审核分管院领导批准工程索赔申请及附件材料院长审批是否需提起索赔是否控制经理报送索赔意向通知单及相关附件材料至LILAMA(事件发生28天内)控制经理报送索赔通知单至LILAMA(事件发生42天内)谈判不成功外部LILAMA是否同意索赔不同意索赔项目经理判断是否仍需索赔是项目经理组织谈判同意否索赔结束谈判成功注1：在事件发生28天内，必须将索赔意向通知单(传真、工程联系单等)及相关附件材料送至LILAMA，否则后续提出的索赔无效。会签和批准环节应尽量控制好时间。

注2：在事件发生42天内，必须将索赔通知单及相关附件材料送至LILAMA，否则索赔无效。

- 2 - 工程索赔管理办法 文件编号