莽源食品有限公司存货内部控制存在的问题及其对策分析

Philippe Jorion（2007）在《Value at Risk》中指出，企业的仓储部门要按规定的品种限额发料，监督领料、补料、退料等制度的执行。生产计划人员按照 BOM 控制生产用量，合理计划，监督用料的执行。车间材料费的日常控制，一般由车间制作生产成本报表，分析对比，追踪原因，一旦发现这些原因后及时给与指正。

Susan和Matthew（2010）在《The effect of internal control weakness and their remediation on audit fees》认为如果没有一个良好的内部控制氛围和境况，那么内部控制系统就相当于形同虚设，还有可能会付出更多资金来进行审查计算，因此揭示了两者之间的关系。

Wm. Dennis Huber（2013）在《The American Accounting Association:issues in governance and internal control》中认为，建立和健全严格有效的库存管理制度和相关责任人制度，是存货风险控制的关键。

徐静妹（2014）在《完善企业存货内部控制的对策研究》中指出，作为企业管理的重要手段之一，企业存货内部控制不仅构成企业内部控制的重要环节，同时它存在于企业各项经济活动之中。存货的使用、保管情况以及管理效率的高低情况与存货在企业的流动资产中所占比重的大小都会对企业的财务状况产生较大影响，企业需加强建立健全的企业存货内部控制制度的重视程度。

王丽娟（2014）在《公司存货管理问题研究》中提出，传统的ABC分类法、批量订货模型、VIM、JIM、JIT等存货管理的方法依然适用于现代企业的存货的管理，但是从供应链一体化的角度出发，建立平衡库存管理的全面库存管理模式是最合理的库存管理模式。全面库存管理（Total Inventory Managrment，简称TAM）是一种全面的库存管理意识，要求企业全体员工共同参与，全过程控制库存，综合评价库存管理水平，并需要全部供应链管理合作伙伴的一起参与。

鲁薇潇（2015）在《浅析JIT在我国部分企业的应用》中指出，新经济下，传统的存货管理体

制已经无法满足企业的要求，而准时生产系统在质量、成本方面的诸多优势使其注定会成为企业面对挑战的新武器。然而，目前因为法律环境、地理环境、质量因素、信息化水平以及生产理念等方面导致准时生产系统在国内仍未得到很好的利用。

李丽华（2015）在《中小制造企业存货内部控制研究》中指出企业内部控制的核也仍是内部牵制，但应有所创新。要实现内部牵制的创新可以从柔性创新和刚性创新两方面着手。柔性创新是坚持以人为本的思想，清除员工的敌对心理，通过提高员工素质等方式，减少内部控制执行过程中的偏差。刚性创新是指适应环境发展中的新变化，适当引入合作式牵制。

曲为华（2015）在《企业存货管理问题的探究》中指出，企业在提高存货内部控制管理水平需要全公司上下员工的共同参与，首先要增强企业管理层重视存货控制的意识，然后要在日常培训中向员工灌输存货管理重要性，提高员工参与存货内部控制活动。

王奇芳（2016）在《制造业企业存货内部控制常见问题及改进建议》中指出，现阶段企业领导对于存货内部控制意识淡薄，没有将存货內部控制活动与企业各个部门紧密联系在一起。企业管理层抓不住存货成本控制的关键点，缺乏对存货内部控制实施情况进行业绩考核；同时，没有设置专业人员对于存货内部控制进行风险评估，同时，缺乏系统可行的评估方法也是造成企业存货内部控制风险存在评估缺失的重要原因。

张清华（2016）在《制造企业内部控制下的存货管理》中指出，材料采购是存货内部控制的关键所在，怎样降低材料采购的成本投入是制造类企业需要重点关注的问题。作为存货管理中的组成部分，采购管理体系占有重耍地位。存货管理工作开展的最终目的就是为企业发展而服务，从而促进企业核心竞争力的提升，帮助企业顺利实现发展目标。

综上所述，国内外学者对存货内部控制的库存仓储、员工操作、管理人员重视程度、内控环境

等方面提出了建议，以期通过有效的控制，来提高存货内部控制的有效性和流动性，进而提高企业的效益。

存货是企业经营环节中最重要的一环，也是企业流动资产的重要组成部分，其管理情况直接影响到企业的资金占用水平，对企业的生存与发展以及竞争都会产生很大的影响。如果不对存货进行有效的管理，则有可能加大企业的经营风险，只有加强对存货的核算管理，特别是要建立和完善企业存货的内部控制制度，对存货的关键环节进行控制，才能确保企业资产的安全、完整，防止各种人为的毁损和流失，同时控制企业成本，获取竞争优势。由于存货所涉及的主要业务活动包括购买原材料、生产在产品、核算生产成本、核算在产品、储存产成品、发出产成品等，涉及生产计划部门、销售部门、会计部门等多个部门，所以其控制点也多。根据存货的业务流程，可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面，其中采购和领用两个方面是实际工作中管控的重点。

内部控制是企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的与程序。存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是内部控制中的应用控制，是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。

在食品制造行业永远存在一些普遍问题，存货在采购方面要求周期要短，存货在生产流程中质量要求与供给要求非常高。要保障存货的可靠性、安全性和流通性、提高存货的使用效率。存货管理对产成品成本的影响很大，生产环节较多、关系复杂。存货管理繁杂，容易混淆，对内部控制的环境要求比较高。保护食品制造行业的安全和质量过硬，保证存货管理的安全性、可靠性，保证生产流程的正确性和高效性，提高存货使用效率。本文简单分析了莽源食品有限公司存货内部控制存在预算体系松散、仓库管理不规范、存货入库存在暗箱操作、内部存货信息不规范等问题，并针对性的提出了对于存货采购方面要完善预算方案、对于存货盘点与流通方面应做到科学的细化管理、

对于存货信息沟通方面要做到上通下达等合理的建议，并希望对食品加工企业存货内部控制有所帮助。

莽源食品有限公司存货内部控制

存在的问题及其对策分析

摘 要

存货作为企业流动资产中重要的一部分，存在于企业经营的各个环节，是企业经营生产组成中重要的一方面。在管理存货内部控制的过程中，企业需要通过有效的手段来提高存货内部控制的有效性和流动性，进而提高企业的效益水平。本文以莽源食品有限公司为例，指出了存货采购、入库、存储、出库和盘点的内部控制现状，指出了莽源公司存货内部控制存在采购预算不够严谨、仓库管理较为松散、存货入库存在暗箱操作、内部存货信息不规范等问题，并针对性的提出了完善采购预算方案、存货详细分类保管、增加人员轮换方案、加强企业存货方面信息交流与沟通等解决对策。

关键词：存货； 内部控制； 食品加工企业

ABSTRACT

As an important liquid asset in an enterprise, inventory is an important part of the enterprise's production and operation, which runs through all aspects of the enterprise operation. The internal control of inventory is to improve the efficiency of the internal inventory management through the establishment of the optimal management of inventory and the control of the inventory receiving and dispatching. In the process of inventory internal control and management, it is necessary to improve the effectiveness

and fluidity of inventory internal control by effective control, and then improve the efficiency of the enterprise. In this paper, the author pointed out the present situation of internal control of inventory purchase, warehousing, storage, library and stock taking, and pointed out that there are some problems such as the lack of strict purchasing budget, the loose warehouse management, the black-house operation in inventory storage and the nonstandard internal inventory information, and pointed out to improve the procurement budget plan, inventory detailed classified custody, increase staff rotation program, strengthen the enterprise inventory information Exchange and communication and other solutions.

Key words: Inventory; Internal Controls; Food Processing Enterprise

目录

1 前 言 ......................................................................................................................................................................................................... 1 2存货内部控制概述 ...................................................................................................................................................................................... 1

2.1内部控制的概念 ............................................................................................................................................................................... 1 2.2存货内部控制概述 ........................................................................................................................................................................... 2 2.3食品加工企业存货内部控制的特点 ............................................................................................................................................... 2 3莽源食品有限公司存货内部控制的现状 .................................................................................................................................................. 3

3.1存货采购的内部控制 ....................................................................................................................................................................... 3 3.2存货储存的内部控制 ....................................................................................................................................................................... 4 3.3存货出库的内部控制 ....................................................................................................................................................................... 4 3.4存货盘点的内部控制 ....................................................................................................................................................................... 5 4莽源食品有限公司存货内部控制存在的问题 .......................................................................................................................................... 5

4.1采购预算不够严谨 ........................................................................................................................................................................... 5 4.2仓库管理较为松散 ........................................................................................................................................................................... 6 4.3存货入库存在暗箱操作 ................................................................................................................................................................... 6 4.4消息传递不及时 ............................................................................................................................................................................... 7 5完善莽源公司存货内部控制的建议 .......................................................................................................................................................... 8

5.1完善采购预算方案 ........................................................................................................................................................................... 8 5.2增加存货分类保管详细程度 ........................................................................................................................................................... 9 5.3增加人员轮换方案 ........................................................................................................................................................................... 9 5.4加强企业存货方面信息的交流与沟通 ......................................................................................................................................... 10 6结 论 .........................................................................................................................................................................................................11 参考文献 ....................................................................................................................................................................................................... 12

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1 前 言

为了确保生产经营的可持续性发展，企业必须占用一定量的资金来储备相应数量的存货，如果企业没有完善的存货的管理机制，造成存货积压现象，继而造成企业的流动资金周转困难。针对以上问题的存在，企业在资产的生产和经营过程中，必须合理选择和购买、使用和销售存货，确保生产和经营活动的必要条件得以进行顺利。明确指出企业存货平均占用资金的差异，因此企业必须重视存货内部控制的管理。而在当今市场竞争如此激烈的情况下，为了降低企业的生产成本，我们必须制定出针对其实际情况的方法并利用成本优势提升一个新的高度。实践证明，存货内部控制管理是企业中如救命稻草一样的存在。反之，则会使朝气蓬勃的企业逐步陷入危机。本文以莽源食品有限公司在存货内部控制管理中存在的问题作为出发点，根据公司的存货内部控制实际情况，提出完善企业的存货内部控制的解决办法，既提高存货的周转率也不会出现浪费情况，从而促使企业在存货内部控制上带来更快的发展。

2存货内部控制概述

2.1内部控制的概念

我国《企业内部控制基本规范》指出，内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的旨在实现控制目标的过程。有效的内部控制应包括以下要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督。其中最重要的是控制活动，控制活动又分为授权、业绩评价、信息处理、实物控制和职责分离几部分。

内部控制是实现组织目标的重要工具和手段，各级企业、事业单位、社会团体建立和优化内部控制体系不仅是国家相关法规的要求，也是自身生存和发展的需要。将内部控制的基本原理、基本要素、控制方法和措施结合企业的具体情况，就形成了企业自身的内部控制体系。

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2.2存货内部控制概述

存货内部控制，它是一套内部监督协调系统，企业内部相互监督、相互协调，以便更好地进行库存管理，力求库存、采购、检查、储存、接收、生产和销售协调有序的活动。存货内部控制主要包括存货的进货和验收、存货的存储和使用、存货的利用和生产、存货的发出和销售以及存货盘点等方面的内部控制。存货的内部控制是库存管理的重要组成部分，也是企业内部控制的中心环节和核心内容。建立和完善库存控制，不仅可以提高库存资金周转率和库存资金利用效率，而且可以保证存货资产的完整性和安全性。

存货内部控制主要包括以下两个方面：首先，是存货控制的物质循环过程，主要用于购买、接收、存储、分配、生产和交付的各个部分，明确各部门的分工与合作，处理清楚相应的权利交互，落实控制机制并且对信息进行及时有效的传递。其次，把控存货的价值流转记录。会计部门应该建立一个全面的监控系统，从原料的采购到生产部门的领用加工，从原料的入库到产品的出库，争取做到使存货的流转有条不絮。

2.3食品加工企业存货内部控制的特点

存货采购对时间上要求较高，采购周期短。食品制造的原材料一般是大宗农产品、部分经济作物及畜禽产品，生产具有周期性，这就要求企业根据原材料的生产周期进行材料采购。由于初级农产品保质期短，容易腐烂变质，为降低仓储成本，存货釆购与生产需求息息相关，应做到小批量勤购买。食品安全要求是存货购买的重点，与一般的制造业不同，消费者的健康是与食品制造的原材料和产成品的安全直接相关的，企业最需要重视的就是食品的安全。因此对存货的仓储环境和制造环境的严格要求是食品加工业最应该做到的，不仅应该符合国家的法定监管标准，甚至应该高于国家标准。存货管理纷繁复杂，对内部控制要求比较高。相较于一般制造业，食品加工企业的原材料种类较多，无论是从成本控制还是食品安全的角度，食品制造企业都应该对存货的入库和生产领用

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环节加强控制，从源头上加强防范。

3莽源食品有限公司存货内部控制的现状

目前莽源食品有限公司的内部控制制度已经建立，主要包括内部票据管理系统、生产车间会计管理方法、营销业务管理系统、物资管理系统、采购付款业务管理系统、固定资产管理系统、财务管理系统、并应用于专用的增加等八个方面。完善的内部控制制度影响着公司经济效益的提升。

莽源食品有限公司目前还没有单独对存货内部控制制定相应的规章制度，但通过对公司内部控制制度和注册会计师审计项目的考察可以发现，库存采购、存储、出站、盘点四个方面属于存货内部控制的相关内容，现将各制度相关内容归纳整理如下。

3.1存货采购的内部控制

企业的存货购进计划主要由采购部口的采购专员负责，在制定本期采购计划时，采购专员首先会结合签订的全年采购计划来初步制定本期的采购计划，然后对历史同期的采购计划安排进行参考，比较历年计划的变化情况，分析总结趋势和规律，最后山于具体品种的特殊采购环境不同，以及各个采购品种的实际库存量不同，再对已制定的采购计划加以调整，使之更符合实际的经营需要。

采购员进行采购时，专用应及时向供应商索取，采购完成后，采购员应将购货、运单、收料单进行整理，先由存货部门主管审批，再交财务部门审批（财务部门审批时，要注意合同与实际到货是否相一致），最后由财务部负责人审核后，交法人代表审批，才能结账付款；对于预付费业务采购，应先由供应部门按合同的要求计算，填写付款通知书，由主管部门主管审批，由内部审计部门审核批准，经财务部审计长/法定代表人签字审批后方可发运。经审核后，买方持和

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运单、物料收集、主管审批，经财务总监、法定代表人批准后，再支付尾款。

3.2存货储存的内部控制

仓储部门最重要的职责是保管好各种存货，不论是数量还是质量。首先根据收发存货，明细登记表核对验收入库的存货物资，确保质量完好以及数量准确。存货在进入仓库时，仓储保管人员要收到验收单并且核对无误后，存货才能入库，随后还需要填入库通知单，并且保证其连续编号。入库通知单须由交接的每个人签字才有效。仓储部门需要安排专门的人员对存货进行分类并编写目录，对贵重物品和危险物品等重要存货的保管上要更加严格，出库时要反复确认授权手续，且在办理过程中要有两人或以上的人员共同办理起到监督的作用。仓库保管人应当按照生产调度员出具的生产计划，在仓库内出具电脑收据，由工头和发货人签字。车间的副本应由材料接收人作为会计原始凭证交给车间核算师；仓库清单应当作为仓库内物资发放的会计依据。财务一联、底单联上交财务部门检查备案、仓库和财务稽核。仓库审计师应当编制有关原材料和辅料收发、储存的日常报表，并定期向财政部门查询。各车间生产的半成品，应当向综合物资仓库办理仓储、验收手续，并由仓库核查人员分别设置各半成品的收货、出、存账簿。仓库管理员必须注销报废用品，并有冲销不能单独堆放，并设立供日后参考登记，对于这些材料的处置，必须经公司领导批准，仓库主管部门派送处置，处置所得应全部为财务收入，不得设立小金库。

3.3存货出库的内部控制

公司各部门在领用存货时，先填写领料单，然后由部门领导审核签字。领用原材料时，必须有生产部门领导批准签字的领料单。保管员根据领料单办理原材料出库的手续，并填写出库单，物资搬运人员和托管人应当在交货单上签字确认。出具库存后，根据申请登记一份详细的库存收发存单，填写明细账。此外，领料单一式多联的申请及相关文件及时提交财务部门，根据文件进行会计处理，保证会计处理的准确性。

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出库环节内部控制方法主要有：授权审批控制，所有存货的发出都需要得到审批和记录，方可办理发出手续；职能分离控制，仓储人员和装运人员要职能分离，各司其职，互不干扰，相互；程序和手续控制，仓储部门要对发出情况真实、及时记录，填写连续编号的发出单，对存货发出单定期进行检查，并及时将相关凭证递送财务部门，装运部门要填制装运单，预先连续编号，而财务部门在认真核对相关凭证完整真实的情况下进行会计账务处理，做到账实相符。

3.4存货盘点的内部控制

公司应该按照存货内部控制制度的要求对存货进行定期盘点，核对账面余额和存货实际价值是否属实，以保证账面价值与实际价值相符。为了避免存货欺诈造成的存货损失，公司应盘点存货盘点人员和监事，以确保存货的真实性和客观性。根据库存本身的特点，企业应设计库存表，可以清楚地反映库存和库存的余额，及时报告库存结余。

4莽源食品有限公司存货内部控制存在的问题

4.1采购预算不够严谨

莽源公司虽然也成立了预算管理组织，但是预算作用的发挥是非常有限的，业务部门日常预算管理协调工作主要由财务部负责，预算管理委员会对预算管理的组织和领导缺乏经验，行使职责主要是在年度预算审批，对日常预算管理工作，在实际操作过程中没有特别的注意。而没有部门对预算的效率、预算约束和监督部门的责任进行合理的评价，导致预算管理组织效率低下、预算约束软性，预算缺乏权威性和严肃性。

根据库存采购预算，采购部门应当按照计划进行采购，验收后由仓储部门负责保管。在许多食品加工企业进行存货采购的时候，存在下面几个问题：内部库存控制系统的实施力度不够。根据现

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有流程，库存采购需要采购预算，但现有的预算体系中存在库存计算和采购预算不够精确、预算执行困难、库存采购过程中存在问题，对于供应商的选择过于武断武断的。由于莽源公司采购的主要为山楂等农产品，采购相比来说过于分散。选择供应商时依靠经验比较多，忽视了供应商选择标准。购买的数量也靠经验决定，而确切的订购数量则不确定。

4.2仓库管理较为松散

对于莽源公司来说，存货的储存和管理得当能够为企业节约成本，也有利于生产过程的顺利进行，能够节省时间，提高生产效率和经营效率，仓储环节也是企业供应链环节的枢纽，也是企业整个价值链实现价值的保障，仓储部门设计面广泛，需要的信息量也比较大，因而仓储的重要性不容忽视。

莽源公司建立了仓库管理制度，但是缺乏规范性，管理也十分松懈，没有明确规定仓储部门各个岗位的权责，并未落实权责制约制度，也没有建立相关的操作流程和事故应急救援方案，对不同的存货也未做到分类存放，而是没有秩序的集中存放在一个仓库内，仓库的配置不够完善，对存货的保质期限、是否变质、仓储环境并没有做到严格的管理，仓库人员对存货的盘点不及时，次数比较少，只是关注账实是否相符，另外仓库的出库、入库、领料、质检等工作也不够规范，操作流程存在弊端，也会出现存货滞压、损坏、浪费的现象，因而由于管理的不科学增加了企业的损失，降低了企业的利润。

4.3存货入库存在暗箱操作

存货入库方面，食品加工企业生产的产品都是直接进入人体的，所以对产品的质量要求非常高。因此，该公司制定了一套非常完整的测试程序和规则，并为存货提供了合格的检验员。然而，莽源公司由于规模有限，更注重于生产和销售部门，所以他们对仓储部门并不特别关心。如果控制方法

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不严格，将有操作空间来发送和接收库存。例如，当检查员检查仓库材料时，他们有时不够仔细，这会导致一些不合格的材料进入生产过程。甚至为了自己的利益对仓库人员、不合格产品冒充合格产品的存储质量，如果这些不合格的产品到达消费者手中，将导致消费者对产品不满意，对企业的信誉产生进一步的影响，为企业树立良好的形象，在时间的过程中也将承担巨大的损失。

莽源公司现有存货管理内部控制制度中对于验收员和保管员的职责界定不太清楚，只是较为简单的规定验收人员负责存货的验收入库，托管人负责库存的储存和储存、库存的检查、库存的退出和返还以及库存废料的处置等。由于缺乏明确和详细的规定，检查专员和保管人效率低下。同时，验收入库和仓储人员的职责分离没有落实，往往一人担任两个或两个以上职位。同一部门负责接受和保管两个职位，这个部门的工作既要负责存货的采购、验收，又要负责保管和领用。目前公司的验收和保管统一由物资供应中心负责组织，在工作繁忙时采购员与验收员、仓库保管员很有可能由一个人来完成这些工作。同时在物资发生短缺或毁损时，会出现推卸责任的现象，所以在这种情况下很难判断是哪个环节出错了或是由于某个员工的过失而导致的。而且当存货的储备量超额时，仓库保管员的职位等级较低无法直接跟采购经理进行沟通，将库存的实际情况告知，这样导致了库存超标但未能及时汇报上级。

4.4消息传递不及时

库存管理的立足点应该是它的真实存在，实物和书目是一致的。由于信息传递的滞后或人的传递信息的错误，库存账户将存在差异。目前，信息落后造成的库存记录错乱是莽源公司存在的重点问题。

从采购库存到财务会计流程，都要按照企业采购程序，处理仓储，库存后仓库部门要完成采购文件，完成文件后要核对货名、单价、数量、金额，到财务审核时，涉及到各部门经理签字，其中哪怕一个环节审批过慢，不能及时走完整个流程，消耗时间，使一些库存使用信息滞后传递，财务

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部门无法记账。每个月底的报表报表，仓库管理部门，财务部门根据报告登记入账，库存减少记录，或者盘点时存货与账面不一致，就会出现账实不符的情况。管理人员只注意账面状况，对库存的实际储存情况关注反而较少，会造成重复劳动，降低信息流转效率。在交付原始凭证时，相关人员人员的时间观念也不强，造成了入账时间有问题。财务人员的想法是办理手续才能入户，手续暂时不完成不入户，所以在账簿上反映的情况与实际情况不同。盘存账户不一致的事实，导致企业的资产负债没有得到客观、真实的反映。而且，库存在企业流动资产中所占比例较大，导致企业无法准确控制资金，也影响了偿付能力的准确计算。库存管理的准确性也受到影响。库存信息失真，企业缺乏参考依据进行比较，不能直接反映企业的管理状况，甚至无法找到解决企业内部存在的问题隐患，影响企业的可持续发展。

企业下属向上级反映情况，并向上级报告。在传播过程中，许多建议都会被误报，它们与实际情况有所区别。从长远来看，下级不再发表意见，上级信息通知也会受到阻碍，同事之间也会造成误解，因为这些影响同事之间的交流与沟通也会提出了很多有利于企业发展的建议。优秀的信息传递会遇到障碍，沟通困难，影响员工的具体实施，降低企业生产效率，也很难达到更高的目标，成为一个恶性循环。

5完善莽源公司存货内部控制的建议

5.1完善采购预算方案

从内部控制的角度看，采购一方面必须能够满足企业的需要，另一方面又要避免过度采购的浪费。在采购初期，企业的采购部门需要根据当前的实际情况，如企业的生产现状，以及各部门提交的详细采购清单等，制定合理的采购计划。采购的早期阶段还应确定每个环节的责任、部署和审计权力。仓库管理员应当对库存进行详细的盘点和检查，以确保数量与清单一致，属性与合同规定的属性一致，只有在合格后才能输入库存。采购部门应当对材料的性质进行检查，并在协议签订后签

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署验收书。仓库人员从采购部到验收提交的单据，验收库存货物，填写收货单和库存参数进行登记，然后将相关文件提交给相关部门，这一过程需要各部门合作，互相帮助。

各部门要各司其职，相互配合，确保企业有序、正常运行。采购物资会计人员和仓库管理员一起工作，负责对货物数量的核算，包括物资的采购、运输和库存处理，负责对这类明细分类账的数量和数量进行登记，并在每个月底进行核对。仓库负责材料卡、库存细节和数量账户的登记。财务部负责盘存、其他帐簿的登记，编辑入帐凭证，需要向账户证明收货、付款通知书、验收凭证和付款凭证四份文件的分配情况，以保证库存信息在采购过程中的真实准确依据。

在采购实施过程中，应保持账户和账户、账户和报表、账户和实际情况的一致性和适当记录。每个月底，由于物料成本有差异，应核对和校准本月底记录的物资采购明细和仓储收据，清理在途物资，并及时结转物资。物资辅助账户还应与仓库库存账目、总帐进行核算校准，最后负责会计人员的内部审计，按照内部控制程序和会计准则的要求，向有初始会计凭证的账户再次收费。

5.2增加存货分类保管详细程度

企业库存的范围很广，包括外包二手原材料、半成品和成品库存，产销产品都是企业的库存，由于各类库存、不同库存对仓库温湿度的要求不同，因此环境也将直接影响库存的使用寿命，库存分类保管保证了产品不必要的耗损，节约直接成本。不要将各种原料和产成品混放在仓库中，不分类保管，造成一些原材料产生损失，从而增加企业的成本，面对当前企业库存类别较多的现状，应根据不同仓库的环境实施库存分类存储、半成品和成品的存储规则，从而延长库存的生命周期。每个仓库都有自己的特点，每个仓库都安排专职人员管理，针对不同库存的特点，建立各仓库的操作流程，严格管理，并完成相应的防护措施，对库存管理负责。

5.3增加人员轮换方案

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部门主管根据工作内容、强度和复杂性确定轮调时间，并将其报告人力资源部审查。人力资源经理根据工作指导书和工作定额要求的审计意见，为了缩短或延长轮岗时间，上级审批原则上应不少于一个月。

人员培训应在轮调前按计划进行。根据员工的实际情况和业务能力来做培训计划，让员工初步的了解新工作的规则、内容、性质和要求、基本操作程序和规格等，可以更迅速的适应新工作。同时，要按照计划进行测试，并检查其承担新职位的业务能力。需要轮岗的人员必须完成交接工作，以防止工作发生不完全衔接或间断现象，保证工作顺利进行，需要轮换的部门负责对交接工作进行指导和监督。人力资源部应在整个过程中对所有参与轮岗的人员进行跟踪。轮岗结束后，有关人员应当写一份工作总结，由部门评估。公司将奖励那些在轮岗中表现良好的人，评估结果将作为薪酬调整和个人晋升的依据。短期轮岗后，员工将按计划返回原工作岗位。

岗位轮换必须从浅到深进行。在初期阶段不允许大规模进行。公司可以选择几个岗位作为试点，首先尝试传授，不断总结经验，完善轮岗制度和成熟后的运作，才能向其他部门充分发挥轮岗的作用，减少轮岗的风险。

5.4加强企业存货方面信息的交流与沟通

如果我们要实现各部门之间的有效合作，在企业库存，实现及时、有效的信息传递，我们必须建立和完善有效的库存管理和通信信息系统来提高库存在企业相关信息的传输和通信。完善的库存信息系统能为各部门提供有效的信息，各部门之间的业务流程也能及时地传递给公司中的其他相关部门。这就要求企业不断加强电子计划方案在库存内控中的应用，另一方面也要改善库存信息的内部流通渠道。在库存电子系统中，中小企业要根据库存目标内部控制实际运行的特点，有自己的信息系统，完善相应的库存，以保证库存信息的及时传递，另一方面，企业也要保证信息的上下级信息机制是光滑的，根据真实的信息做出正确的决策和员工了解自己的目标和任务，确保企业管理。

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仓储部门有大量的信息，库存经常存储在仓库中。信息需要实时更新。此外，手工操作、库存报告和库存不准确等问题也时有发生。现代仓库的仓储不仅是对进出货物进行简单的批量处理，而且是对数据库的存储、货物类型、数量和生产性质的数据库记录。繁重的工作量给仓库人员带来了巨大的压力。公司可以引进二维条形码技术，在库存表面贴标，并通过二维码扫描方式进入计算机，可以清晰定位库存位置，更准确地反映库存信息。

在企业内部，各部门之间的信息是的，而不是共享的。部门之间的信息传递存在滞后性，甚至信息不统一，对生产经营都有很大的影响。完成采购文件，完成文件后要核对货名、单价、数量、金额，到财务审核时，涉及到各部门经理签字，其中一个环节要经过审批，不及时走完整个流程就行了。采取时间，使一些库存消费滞后，一直没有记入一个帐户。每个月底的报表报表，仓库管理部门，财务部门根据报告登记簿，库存减少记录，然而，使账簿为负数，或库存时，库存已被消费，但没有显示。管理人员只注意账面状况，库存的实际储存情况，库存检查延迟。在交付文件时，人员的时间观念也不强，造成了入境时间的问题。财务人员的想法是办理手续才能入户，手续暂时不完成不入户，所以在包边反映的情况与实际情况不同。盘存账户不一致的事实，导致企业的资产负债没有得到客观、真实的反映。

6结 论

食品制造业一直存在着一些普遍的问题。采购过程中要求库存不足，生产过程中的质量要求和供应要求非常高。确保库存的可靠性、安全性和流动性，提高库存利用率。库存管理对产品生产成本的影响很大，生产环节流程长，关系复杂。本文简单分析了莽源食品有限公司存货内部控制存在预算体系松散、仓库管理不规范、存货入库存在暗箱操作、内部存货信息不规范等问题，并针对性的提出了对于存货采购方面要完善预算方案、对于存货盘点与流通方面应做到科学的细化管理、对于存货信息沟通方面要做到上通下达等合理的建议，并希望对食品加工企业存货内部控制有所帮助。

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参考文献

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外文翻译译文

基于应急理论基础下的内部控制因素及其后果的形成

摘要：为了保证企业需求内部控制活动的有效性和信息的可靠性以及遵守法律的适用性，每个组织要选择最适合的控制系统。因此，就必须考虑到意外事故的风险是否切合权变理论。本文研究的是检视这些风险特点的选择是否适应他们公司内部控制结构和它是否会导致一些更加优惠的有效性的评估控制管理。虽然内部控制的组成部分已进行单独控制，本文尝试阐明内部控制的关键点并将其放到更加广阔的背景中。结果证明，基于对741家芬兰公司的调查研究，表明公司用内部控制结构来应对环境的不确定性，并观测控制的有效性的战略对其内部控制结构有着显著的效果。

关键词：内部控制、成效、权变理论、结构方块建模

1.绪论

人们普遍认为，一个内部控制系统可以帮助企业降低风险，并且使财务报表的可靠性得以保证。因此，越来越多的企业在他们具体的操作环境下更多的关注自己的内部控制。在巨大的管理压力下，如何提高内部控制的有效性以及董事会和股东之间的沟通效果，是目前企业亟待解决的重要问题。由于内部控制可能会影响长期的报告，因此审计人员、供应商、客户都对内部控制关注相当。Kinney在2000年指出，尽管内部控制对公司影响很大，但在组织环境中内部控制结构却无法实现。虽然关于内部控制的文献在国际研究上已取得进展，但迄今为止，内部控制的研究数量有限。在2004年Selte and Widener出版的专业文章中提出，在管理控制中研究较少的内部控制有着很强的实用性。

本文的研究结论有助于了解内部控制结构及其在公司环境中观察到对公司的效果。即使内部控制结构框架中提出了一个标准化的结构和内部控制目标，但仍然需要注意的是，有效地内部控制是

要根据公司的不同特点来制定的。因此，即使是内部控制的框架中也无法提供一个企业的特点和其控制系统的关系。因此，本研究利用一个应急方法，审查内部控制结构的设计，并且将其放到不同的环境下观察其效果。研究报告分析了使用方程关系模型对741家芬兰公司进行实例证明并得到结果。这项研究的结果在几个重要方面增加了有限的内部控制研究的知识。首先，研究中提出了要利用内部控制及其在实践中的有效性度量模型的实证研究结果。世界上有一些组织已经将内部控制框架建立基金会来开展活动。无论如何，有一点是值得注意的，那就是除了求证时间框架外还要更加深入的求证内部控制研究模型。除了少数例子外，Stringer和Carey早在2002年就研究了在特定集中研究控制元件，如控制环境同心结构或风险评估，在这些研究中内部控制只是作为一个概念，是研究不同情况下的整体。第二，尽管在这之前控制行为关系在内部控制的了解中发挥了关键作用，但是控制行为对内部控制的应急理论尚未进行充分研究。第三，从知识管理的角度进行内部控制还不成熟，因此在我们的研究中内部控制调查研究是重点。第四，本文研究的主要特点是当一个组织注意内部控制时必须检视意外事件的特征。其目的是确定哪些特征在内部变化有助于解释控制系统和观察内部控制的有效性。然而，当对该模型进行一元或多元变量设置时，会产生不同的效果。因此，本文主要论证了，如何将SEM技术应用到内部控制的研究。在内部控制结构有效替代的情况下了解内部控制替代前后差异的共同性，这项研究将会对内部控制讨论做出很大的贡献，不仅如此，这项研究还提供了一种方法来识别不同组织对内部控制的特殊需求。

接下来的部分介绍了研究框架和部分定义的介绍，研究结构的相关问题文献。随后本文详细阐述了在SEM方法从741家芬兰公司搜集数据为基础对实例论证。最后是对结果的讨论以及对研究阐述。

2.研究框架

在2003年Chenhall运用控制系统设计可以协助管理人员实现其公司的目标和期望的结果。内部系统控制增强了企业的检测报告程序，也确保遵守法律法规。通过这种有效的内部控制对公司成

功方面有着关键的作用。但是，正如我们观察到的，内部控制在真空下是不存在的。在1994年COCO（加拿大控制基准委员会框架）中指出，两个组织不存在类似的控制系统，除非该组织的中心组织机构系统是相同的。内部控制系统根据不同的细节需要会产生在不同的组织环境下。在1994年COSO（美国控制基准委员会）在内部控制框架中提出内部控制系统是由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通、监督五要素组成，它们取决于管理层经营企业的方式，并融入管理过程本身，其相互关系可以用其模型表示。此声明类似于权变理论对每一个组织的特点采取适当的控制系统一样。（参考Chapman 1997； Chenhall 2003；Fisher1995； Luft and Shields 2003）因此，以应急理论为基础的方法提供了在实践当中对内部控制因素不同的解释。同时，以应急理论为基础的权变理论构成了一种新的方法来重新演绎有内部控制的理论和基础特点。

图1

应变特征战略尺寸组织结构预知环境的不确定性内部控制结构RQ1RQ2RQ3RQ4-控制环境- 风险评估- 控制活动- 信息和通信- 监控内部控制评判效果- 效率和效力 活动- 可靠性信息- 遵守法律和 法规RQ5 因此管理控制作为在组织制度中的一个重要控制子集一直是权变理论的研究主体。研究主要集中在上下变量对管理控制系统设计的影响，本文，是对文献回顾的研究基础上分析的。其目的是利用了解内部控制结构的特点和影响来观察成效以作为制定权变理论的基础。内部控制和权变理论共享某些元素，但是共同点和不同点的广度取决于所用的定义。在2003年Chenhall指出，以前的以应变研究为基础的管理控制研究遵循传统的协助管理人员决策，是一种被动工具。其目的是为了利用管理控制系统包含了一个会计系统这一特性，更好的管理包括个人或家族控制的控制因素，这样的控制理论如：

图1说明了研究框架和理论基础上的内部控制框架。变量之间的关系有三组，在应变特点，内部控制结构和观察成效是本文研究的终点。前四个研究问题（RQ1-RQ4）旨在测试（战略，规模，组织应变特征结构和环境的不确定性）等因素对内部控制结构的影响。这些因素前人都有所研究（例如Chenhall 2003；Donaldson 2001；Hoque and James 2000； Macintosh 1994；Simons 1987；Drazinand Van de Ven 1985；Otley 1980)指出，指出这些因素对控制结构和企业的绩效产生一定的影响。

第五个研究因素（RQ5）集中于内部控制结构与内部控制有效性的关系上。变量之间的理论关系是基于COSO（美国控制基础委员会）1994年提出的。指出根据特定的情况对内部控制的需求不尽相同，但是内部控制组成的部分功能可以引导有效地内部控制系统。Fisher 1998年指出，成功的剪裁控制系统以适应企业的特点等类似的权变理论对公司的业绩有着突出的贡献。然而企业可能有着传统性能的其他目标。因此根据Fisher1995年的建议，在模型中所设想的一个非财务目标对内部控制的有效性产生理想的效果。用内部控制因素管理大型的公司已成为关键的因素（Sutton在2006年指出）。内部控制在组织中的影响和传统性能的可靠性措施可以衡量内部控制系统的业绩，不过在过去的文献中发现了许多相关文献。

3.结构定义和研究

在本节中提出了定义的适用范围，并且给出了以前的研究对构造问题因素之间的关系。

3.1内部控制框架

根据内部控制的广泛研究，它涵盖了一个组织的方方面面，在这里运用了汇集控制器的概念将内部控制架构的方法形成一个完整的整体，明确内部需求。在著名的内部控制框架（COCO、COSO）（加拿大控制基准委员会、美国控制基准委员会）中包括有效地内部控制定义和目前内部控制结构

的组成部分。举例来说，在1994年COCO（加拿大控制基础委员会）框架中提到的内部控制状态可以在董事会和管理层的理解程度上，该实体的目标在于实现公布财务报表以及保证遵守法律法规。因此，在这中间的内部控制的研究应进行有效的界定，如何控制好这三个目标在管理的观念上实现，是企业所要重点关注的问题。

因此，我认为可以在一个适当的内部控制框架结构中描述五个不同组成部分的条款，其可以确定为：

1 控制环境的界定是一个组织得以运作的精神支柱。这个组件可以给人们创造一个他们可以进行他们的活动和执行它们的责任氛围。他创建了这家公司整体控制文化。

2 风险评估部分是指，处理风险如何威胁公司实现目标的过程。他设计到对风险的识别、分析和相应的评估。

3 控制活动的组成部分，是指对、程序和做法对分先环节战略的实施是的管理目标得以实现的过程。

4 信息和通信组建是指确保有关信息在形式和时限上的识别，是工作人员履行其职责和责任的有效沟通过程。

5 监测组件是指评估内部控制的质量过程，谈涵盖了有管理人员进程外的其他各方面进行内部控制的外部监督和定期评估。

在本文中这五个组成部分定义了内部控制的架构。根据1994年COCO架构，为了有足够的内部控制系统使其组件部分正常运行。大部分的研究将这一部分作为重点研究领域设定控制元件（Aquila 1998; Hooks etal. 1994; Milles 1997）。在2002年Stringer and Carey研究的五个组

成部分，以及单个因素对内部控制研究是在此研究领域的一个质转变。

在这项研究中观察到的内部控制原件及其有效性能分析的潜在变量。应当指出的是，理论和具体的个人控制或判断分析水平并不是主要的研究焦点。此外，分析应用水平受公司首席执行官和其他管理人员的控制。

3.2应急变量

在以前的研究中指出(Fisher1995；Gerdin2005)，控制系统可能经过调试来进行应对多种相互矛盾情形下的需求。为了研究内部结构设计的复杂性，本文选择研究四个变量的特征。该研究探讨了战略，规模，组织结构和环境的不确定性对内部控制结构的影响，并且对其有效性进行考证。早先的研究中证明，这些特征对内部控制结构的性能设计有一定的影响（比如Chenhall 2003; Donaldson 2001; Hoque and James 2000; Macintosh 1994; Simons 1987; Drazin and Van de Ven 1985; Otley 1980）然而，特征选择不是唯一的，并且对内部控制结构有着相关的影响。

4.战略

Otley (1980) 和 Dermer (1977) 分别指出，企业战略应当属于会计控制系统设计的主要特征之一。公司的战略不同将采用不同的控制系统，正如Miles and Snow (1978)和 Porter (1980)等指出的。Simons在1990年发现，公司会因不同的会计控制系统来选择不同的战略方式。虽然这些早期的研究表明，企业战略的不同往往会引起不同的控制系统配置。战略也会导致内部控制的一些分歧。然而，迄今为止进行的实例研究都没有取得战略与控制系统的自然链接。

在1978年Miles和Snow研究得大多数控制前者与后者的差异为重点。Miles和Snow发现控制系统类型侧重于发现问题并且能够帮助一个组织灵活的应对环境的变化。在1977年正如

Langfield-Smith所指出的组织控制可以分散结果为导向。这就意味着，监测通过强有力的控制环境，从未确保有力的控制意识。Simons在1987年发现通过监测异常报告与月度报告的预算偏差，通过监测需要从市场上寻找到的机会，将各种不同的信息通过通信组件提供对未来预测有用的信息。Simons在1987年的结论，在正式的控制系统的属性差异的捍卫下，得到这些属性对公司的业绩有着深远的影响。

根据之前的管理研究控制（Langfield Smith 1997; Chenhall 2003）表明，某些类型的控制系统将适用特定策略。监测通过灵活的控制来应对不确定性的环境，减少不确定性的发生和公司效率最大化。相对于公司，监测型公司根据用户的不同在不断地改变他们的管理系统。

外文翻译原文

Determinants and consequences of internal control

in firms: a contingency theory based analysis

作者：Annukka Jokipii

起始页码：1-12

出版日期（期刊号）：March 2009,Vol. 2, No. 4(Serial No. 11)

出版单位： Springer Science and Business Media, LLC. 2009

Abstract ：In order to ensure the efficiency and effectiveness of activities, reliability of information and compliance with applicable laws, firms demand adequate internal control.

However, several frameworks assume that the need for internal control varies according to a firm’s characteristics. This concurs with contingency theory, which claims that each organization has to choose the most suitable control system by taking into account contingency characteristics. This study examines which contingency characteristics firms choose to adapt their internal control structure and whether it results in a more favorable assessment of the effectiveness of control by the management. While the components of internal control have been examined individually in the control literature.this paper attempts to shed light on internal control and place it in a broader context. The results, derived from a web-based survey of 741 Finnish firms, indicate that firms adapt their internal control structure to deal with environmental uncertainty and to achieve observed control effectiveness. Also the strategy has statistically significant effects on internal control structure.

Keywords : Internal control；Effectiveness；Contingency theory；Structural equation modeling

1 Introduction

It is generally believed that an internal control system reduces risks and helps firms ensure the reliability of financial statements and compliance with laws and regulations (Spira and Page 2003). So, an increasing number of business failures and some widely publicized frauds have encouraged firms to put more emphasis on their internal control systems, which are specific to their particular operating environment. Management is under increased pressure to enhance the effectiveness of internal control and to effectively communicate this to the board of directors and shareholders (Sutton 2006). Reference

groups like auditors, suppliers and customers are also interested in internal controls since they may affect long-term confidence in reporting, accountability and in the corporate form of organization (Rittenberg and Schwieger 2001).

Despite the fact that internal control is an essential factor affecting the firm, the evidence of the actual performance of an internal control structure within the organizational environment is almost non-existent, and the topic relatively unexplored by researchers, as noted by Kinney (2000). The professional literature on internal control has made progress toward developing international control frameworks, but so far the amount of internal control research is limited. Selto and Widener (2004) analyze published research and professional articles and find that there were fewer internal control topics in the management control research literature than in practical literature. Increasing emphasis on the role played by internal control in business (Maijoor 2000), and the lack of existing research, creates new research needs and opportunities.

This study contributes to the understanding of the internal control structure and its observed effectiveness in company contexts. Even though the internal control frameworks (COSO, COCO etc.) present a standardized structure and objectives for internal control, they still advise that the need for effective internal control varies according to a firm’s characteristics. However, neither frameworks nor prior literature provide an adequate picture of the relationships between a firm’s characteristics and its control system. Therefore, this study utilizes a contingency approach to examine the design of the internal control structure and its observed effectiveness in different contexts. The study examines relationships using structural equation modeling (SEM) and presents empirical results from 741 firms in Finland.

The results of this study add to the limited internal control research knowledge in several important respects. First, the study presents empirical findings using measurement models for internal control and its effectiveness in practice. There are organizations worldwide which have used internal control frameworks as a foundation for conducting activities. At any rate, there is little evidence about frameworks outside practice, and thus the models deserve more intensive research attention (COSO 1994; Selto and Widener 2004). With a few exceptions (e.g.,Stringer and Carey 2002) earlier studies have usually concentrated on particular control elements, such as the control environment (Aquila 1998), communication (Hooks et al. 1994) or risk assessment (Mills 1997). In this study the internal control concept is examined as a whole in different contexts. Second, the action of contingency theory on internal control has not been examined sufficiently within the prior literature even though that relationship plays a critical role in better understanding internal control within organizations. Third, there is a lack of knowledge about internal control from the point of view of management. The literature has so far concentrated on the external parties’view (Felix 1998), although organizing internal control in the organization is in fact the responsibility of management. Therefore, in this study the perceptions of the management of the surveyed firms are the focus.

Fourth, this study examines important contingency characteristics that should be taken into account when focusing on the internal control in an organization. The aim is to determine which characteristics are helpful in explaining variations in an internal control system and its observed effectiveness. However, the model examined, yields different results when examined in a bivariate or in a multivariate setting. Therefore, this paper demonstrates how a contingency approach and SEM technique may be applied to internal control research. Understanding commonalities and differences in internal control

structures and observed effectiveness in alternative contexts makes a significant contribution to the internal control discussion. Thus, the study provides a means to identify the special needs of different organizations.

The rest of the paper is organized as follows. The next section presents a research framework and the following section presents definitions of constructs and the literature related to the research questions. The fourth section explains the survey design and measurement of variables. Following that, the paper elaborates on the empirical analysis using the SEM method based on data collected from 741 Finnish firms. The sixth section includes a discussion of the results. The last section ends with the conclusions and limitations of the study.

2 Research framework

Control systems are designed to assist managers to achieve their firm’s goals and desired outcomes (Chenhall 2003). An internal control system potentially enhances a firm’s monitoring and reporting processes, as well as ensuring compliance with laws and regulations. In this way effective internal control has a critical role to play in a firm’s success. But, as we can see from the practical findings, internal control does not exist in vacuum. The COSO framework (1994, p. 18) states that two organizations should not have similar internal control system unless the organizations are identical. The need for, and the specifics of, internal control systems may vary in organizational contexts. This statement presented in the internal control framework (COSO 1994) is analogous to contingency theory that claims that each organization has to choose the most suitable control system by taking into account contingency characteristics (see reviews in Chapman 1997; Chenhall

2003; Fisher 1995; Luft and Shields 2003). The contingency approach therefore offers an explanation for the variety of internal control systems found in practice.

However, contingency theory constitutes a novel approach to studying internal control and thus, theoretical fundamentals and chosen characteristics are derived from the contingency-based control literature. Consequently, management control

is a major control sub-system in organizations which have been the subject of contingency theory research (Collier 2004). The research has mainly focused on the influence of contextual variables on management control system design (for example Langfield Smith 1997; Chenhall 2003) and in this paper, the literature is reviewed along with an analysis of the research based on these studies. The aim is to use contingency theory to understand characteristics affecting internal control structures and its observed effectiveness rather than to elaborate on contingency theory as such.

Figure 1 illustrates the research framework based on contingency theory and internal control frameworks. The relationships between three sets of variables—the contingency characteristics, the internal control structure and the observed effectiveness—are the focus of this research. The first four research questions (RQ1–RQ4) aim to test if contingency characteristics (strategy, size, organizational structure and environmental uncertainty)

affect the internal control structure. There is evidence in earlier management control studies (for example Chenhall 2003; Donaldson 2001; Hoque and James 2000; Macintosh 1994; Simons 1987; Drazin and Van de Ven 1985; Otley 1980) that these characteristics may have some impact on the design of control structures and on firm performance.

The fifth research question (RQ5) concentrates on the relationship between an internal control structure and observed internal control effectiveness. The theoretical relationship between variables is based on the COSO (1994) that states that depending on circumstances the need for internal control varies, but internal control components that are presented and function properly lead to effective internal control systems. The relationship also parallels contingency theory that states that successfully tailoring a control system to suit the firm’s characteristics will result in better firm performance (Fisher 1998). However, firms may also have goals other than traditional performance. Therefore, as proposed by Fisher (1995), a desired outcome envisaged in the model is that of a non-financial goal, namely internal control effectiveness. This has become more important due to management being under increased pressure to enhance it in firms with proper internal control (Sutton 2006). Internal control affects many processes in an organization and reliable traditional performance measures, which can be claimed to measure performance due solely to the internal control system, can not be identified in the previous literature.

To summarize, this paper examines if contingency characteristics affect the internal control structure and further, whether the internal control structure will result in a more favorable assessment of effectiveness if applied in alternative contexts.

3 Definition of constructs and research questions

In this section the definitions of the constructs used are presented, and the literature that contributes to the relationships between constructs is reviewed alongside there search questions that have been developed.

3.1 Internal control framework

According to the broad view of internal control, it covers all aspects of an organization and there was a clear demand for a method of pulling together control concepts to form an integrated internal control framework. Well-known frameworks (COSO, COCO) the Basle Framework, the Combined Code and the Turnbull Guidance) include a definition of effective internal control and present the components of the internal control structure. For example COSO (1994) states that internal control can be judged to be effective when the board of directors and management have reasonable assurances that they understand the extent to which the entity’s operational objectives are being achieved, the published financial statements are being prepared reliably, and the applicable laws and regulations are being complied with. Therefore, in this study effectiveness of internal control is defined in terms of management’s perceptions of how well these three internal control objectives are met.

Similarly, in the frameworks a proper internal control structure is described in different terms, but the following five components can be identified:

1. The control environment component defines the ethos of an organization and the

way it operates. This component refers to the creation of an atmosphere in which people can conduct their activities and carry out their control responsibilities. It creates the overall control culture in the firm.

2. The risk assessment component refers to the processes of dealing with the risks that pose a threat to achieving the firm’s objectives. It involves the identification, analysis and assessment of relevant risks.

3. The control activities component refers to policies, procedures and practices that assure management that the objectives are achieved and the risk mitigation strategies are carried out effectively.

4. The information and communication component ensures that relevant information is identified, captured and communicated in a form and time frame that allows personnel to carry out their duties and responsibilities effectively.

5. The monitoring component refers to a process of assessing the quality of control. It covers ongoing and periodical evaluations of the external super vision of internal controls by management or other parties outside the process.

In this research these five components define the internal control structure.2 It is stated in the frameworks (e.g., COSO 1994) that in order to have an adequate internal control system these components of internal control must be presented and function properly. Most of the research in this field focuses on examining particular control elements (Aquila 1998; Hooks et al. 1994; Mills 1997). Stringer and Carey (2002) examines

all five components but use a qualitative approach and examine the components separately.

In this study internal control components and observed effectiveness are used as latent variables in the analysis. It should be noted that the level of analysis is theoretical and specific individual controls or judgments are not the main focus of the study (see for example Felix and Niles 1988; Gadh et al. 1993). Furthermore.The level of analysis in the firms is at the corporate control level as applied by the CEO and other corporate officers (see e.g.Fisher 1998)

3.2 Contingency variables

Previous studies (Fisher 1995; Gerdin 2005) have noted that a control system may have to be tailored to multiple and sometimes conflicting contextual characteristics. To capture the complexities of internal control structure design, this paper chooses to examine four contingency characteristics. The study examines the impact of strategy, size, organization structure, and environmental uncertainty on an internal control structure and reports its observed effectiveness. There is evidence in earlier studies that these characteristics have some impact on the design of control structures and on performance (for example Chenhall 2003; Donaldson 2001;Hoque and James 2000; Macintosh 1994; Simons 1987; Drazin and Van de Ven 1985; Otley 1980). However, the selection of the characteristics may not be the only set of variables that might have an effect on internal control structure but the characteristics are considered relevant and are widely examined in control literature (Chenhall 2003). Next, this paper reviews the related literature for each contingency characteristic and develops its first four research questions.

4 Strategy

Otley (1980) and Dermer (1977) state that the business strategy should be one of the main features in accounting control system design. Depending on the firm’s strategy, as noted by Miller et al. (1986), Miles and Snow (1978) and Porter (1980), control systems are used in different ways. For example, Simons (1990) found evidence that firms employ accounting control systems in dissimilar ways if they use different strategies. While these earlier studies suggest that different types of firm strategies tend to cause different control system configurations, strategies may also cause some differences in internal control. However, empirical studies conducted to date have not yielded any firm conclusions about the nature of the most appropriate connections between strategies and control (e.g., 1999)

The Miles and Snow (1978) typology was adopted in this study; most control research has only focused on the differences between prospector and defender (Fisher 1995). Miles and Snow (1978) find that control systems of the prospector type may focus more on problem finding and that identifying flexible structures and processes may assist an organization in responding rapidly to environmental change.As noted by Langfield Smith (1997) control in prospector organizations may be decentralized and results oriented. This means that the prospector requires a strong control environment, which can ensure strong control consciousness. Further,Simons (1987) finds that the prospector emphasizes monitoring deviations from a budget through exception reports and monthly reports. A prospector needs a wide range of information related to the future during the search for market opportunities which may activate information and communication components. Simons (1987) concludes that differences in the attributes of formal control systems exist between defender and prospector organizations and that these attributes have significant

effects on company performance.

Based on prior management control studies (see Lang field-Smith 1997; Chenhall 2003) it is possible to suggest that certain types of control system will be suited to particular strategies; prospectors are more likely to have flexible controls to enable quick adaptation to fast changing environments, while defenders are more likely to focus on reducing uncertainty and maximizing efficiency. Compared to defenders, prospectors are more flexible in modifying their management systems according to user needs. Based on the previous discussion the following research question.