客户档案管理制度

根据公司档案管理要求，为加强部门档案管理，严守客户资料，有效地利用档案资源，特制订本制度。 1.管理机制及其职责：

1.1档案管理工作由客服主管统一指导和监督，对相关档案资料进行收集、整理、立卷、保管和使用。

1.2各岗位的档案管理工作由部门主管指定专人负责。

2.客户档案的收集与整理：

2.1事务部为保存客户档案设置的专用档案文件柜，严禁保存日常用品，严禁保存本部门以外的其他需要保存的档案。

2.2客户档案资料在客户办理完入住手续后的三个工作日内完成归档。

2.3应归档的资料：客户本人资料、家庭资料、房屋档案、装修与验收记录、收费单据、涉及服务的图片资料等。 2.3.1归档人：事务部管理员。

2.3.1事务部管理员负责录入《客户联系表》

2.3.3档案管理人员须做好档案的防火、防虫、防霉、防鼠、防盗工作，确保档案资料的完整性和安全性。

3.客户档案的查阅与调用

3.1客户档案严禁出借或挪做它用；

3.2遇国家机关人员因公需要查阅时，查阅人员应出具相关证明。 3.3查阅者未经部门主管批准不得擅自影印、复制、翻印、拆毁、调换、抽取档案资料，任何人不得在档案上附加标注。

3.3.1复制档案时不得将资料带出档案室，必须有文字记录，并及时放回原位；

3.3.2出借客户档案必须使用档案原件的情况，借用人必须在《客户档案查阅登记表》

上注明归还时间，借用人须负责保管或跟踪借阅档案资料，并按时归还，以确保档案资料的完整无损。

东亚上北物业服务中心 2009年5月1日