销售部的档案管理制度

销售部的档案管理制度 第一章:总则

第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条本规定所称的档案包括永久性档案(指的是销售部在过去和现在从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价

值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录).暂时性档案(指的是现销

售项目的建筑资料：包括须移交物业管理部门的档案资料，须移交给总

公司管理的楼房资料，销售资料等等).销售现场档案(在销售现场记录的

客户资料,随时追踪更新):根据<现场客户管理规定>有关条例处理,在本

规定中忽略.

第三条档案工作由部门主管负责,设专人管理,本部门所有员工都负有保护档案的义务.

第四条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第二章:档案的管理

第五条销售的档案管理分普通档案管理,客户档案管理. 第六条对于普通档案

1)定义:除销售部客户档案外的一切永久性档案.以及所有的暂时性档案.

2)普通档案的管理规定如下: 第七条整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 2. 步骤： A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 B. 整理根据分类和成立时间整理。 C. 分类根据下述分类方法分类

D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。 第过程管理：

1. 属于公司保管的档案：部门资料员做好平时文件的预立卷工作，并

在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的

文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，

各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录

交办公室。

3.对于要移交给物业管理公司的小区楼房资料,在物业管理公司进驻前

整理好,并将档案备份,一份移交总公司,一份移交物业管理公司.移交

时要做好资料移交记录.并须双方主管领导签字. 第九条.客户档案管理

1)定义:客户档案包括销售现场客户档案,已签约客户档案(分为近期和

以往的老客户)

2)客户档案管理的规定如下

第十条.销售现场客户档案管理根据<现场客户管理规定>有关条例处理.

第十一条.已签约客户档案管理规定

一),整理方法:按客户购买的楼房所在小区及签约时间分类. 二).对所有的客户资料进行归纳整理,借助资料编辑软件进行输入查询.各客户档案下的项目应尽量详细,方便日后查询和统计.

三)客户资料应该备份,除移交公司和物业管理公司各一份之外,销售部应预留一份作为存档资料.

四)客户资料应该每月整理更新,对新的客户资料进行统计整理,归纳入各个客户档案内,方便查询.

五)对购房合同档案的管理事项参照下面有关条例.

第十二条监督：公司办公室根据销售部送上的的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督销售部档案的管理工作。

第十三条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十四条公司档案的分类及编号：指定资料员经公司办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十五条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十六条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十七条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。 第三章档案备份制度

第十部门内所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。 第十九条部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第二十条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保

存。

第四章处理条例

第二十一条有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案 3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚） 第五章责任

第二十二条本制度适用于我公司销售部的所有人员。

第二十三条本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为销售部指定的资料员；第二责任人为销售部的部门经理。