销售中心档案管理制度
第一条 总则
1、本部门存档人员负责保管各自范围内的文件及存档工作，其他各种门类和载体（盖章文件）的档案均由综合部集中保管，在接收档案时，必须认真检查验收，并履行交接手续。
2、存放档案设置档案专用箱柜并进行分类、排列、编目，以便于查找。
3、定期检查档案保管状况，每年核对案卷数一次，做到数字准确，案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理，并认真做好记录。
4、档案柜钥匙由商务经理保管，非档案管理人员不得擅自打开档案柜，如需查阅档案文件，必须办理相关手续。
5、档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人均必须签名。
第二条 档案保密制度
1、档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案资料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案资料。
2、利用者只能查阅与本单位或与本人工作内容有关的档案，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。
3、查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。 4、不准将所借档案随意转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
5、档案箱柜要加锁。
6、销毁期满档案须经档案鉴定小组或部门领导鉴定，报公司领导批准，登记造册，报有关部门备案，被销毁档案，由商务部负责及时销毁，不得出售。
第三条 档案利用制度
1、凡本公司工作人员因工作需要方可查阅本部门形成的档案资料，如需要借阅，须经分管领导批准，按文件机密性限期归还。
2、外单位需要查阅本部门档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，并经分管领导批准，方可借阅，否则不予外借。
3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。
4、查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给商务部档案管理人员。
第四条 岗位责任制
1、贯彻高祥公司有关档案管理工作的规定，负责制定本部门档案工作的各项管理制度。
2、熟悉销售业务，做好各类档案分类编号和归档排列工作，编制档案目录，建立台帐，认真做好登记、统计工作。
3、负责对本部门有关销售的文件资料归档，并对各部门发送文件时做好交接记录。
4、严格遵守档案管理工作的各项规章制度。
5、负责对本部门到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。
6、岗位责任：
6.1商务：负责监督档案存档工作进行情况，定期抽检。 6.2商务经理：负责各项档案管理的监督及组织工作，编制档案目录，使档案存放有序。
6.3商务部行政主办：负责合同及报价，各项目及办事处签验收资料，备货单及发货清单，提成单，订单，生产任务单及相关的客户资料，退换货单，留存联，月销售报表及月回款明细等文件的管理存档。
6.4售后服务部行政主办：负责施工图纸，ISO9001中所规定的责任，顾客满意度调查表，施工维护记录，客户信息反馈单，机具管理记录等文件的管理存档。
第五条 档案统计制度
1、档案统计工作必须遵循ISO9001档案管理工作要求，做好档案统计工作，进行统计分析，为各部门工作顺利进行提供可靠的科学依据。
2、建立统计台帐，及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等方面的登记，做到文档清楚，帐物相符。
3、以上述原始记录为依据，及时准确填写附表2。
4、档案统计工作，必须做到实事求是，不虚报、晚报、拒报或
伪造。
第六条 文件立卷归档制度
为保证归档文件资料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。
1、归档范围
凡是反映销售中心工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件资料均属于归档范围。
2、归档要求
归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用。带有公章的档案文件要及时送交综合部保存。商务部负责文件要准确划分保管期限，分年度、分类别进行整理。文件排列系统有序，填写归档文件目录（电子版和纸质目录）。永久、长期保管的文件去除金属装订物。书写规范，具有耐久性。文件装订结实、整齐、美观。
各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料，必须收集齐全，分类整理成卷，汇集成目录，按照“季度归档”及“年度归档”时间要求向综合部移交归档。
3、归档按照“季度归档”及“年度归档”执行，每年的四、七、十月份和次年一月份及每年的二月份为公司档案资料归档期。
3.1、即时归档类：备货单，发货清单，提成单，订单，生产任务单及相关的客户资料，退换货单，留存联，月销售报表及月回款明细、重要合同类等。
3.2、季度归档类：记录（合同、协议类）、委托书。
3.3、年度归档类：生产记录、招聘培训记录、年度总结、会议记录、经营情况、公司年度规划、会计档案等。
第七条 附则
1、本制度的最终解释权归商务部。 2、本制度自批准之日起实施。
