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浅谈高校行政电子公文规范化问题
文／南京信息工程大学 朱芳毅
【摘要】高校行政公文不规范问题影响高校各项职能的发挥，尤其以电子化公文的不规范为甚。主要结合实例分析电子公文规范化突出的特点、主要问题，最后结合成因提出电子公文规范化的对策。
【关键词】高等学校；电子公文；规范化高校公文是高等院校党政管理部门在学校管理过程中形成的具有制度效力和规范体式的文书， 是依法管理和进行学校公务活动的重要工具和载体。所以研究高校公文处理问题，具有积极意义。
通过对近期南京市部分高等院校的行政公文（含纸质和电子公文）的调查分析，当前各高校二级部门制发文件不够严谨，电子公文尤其随意。
电子公文是广泛应用于党政机关、企事业单位等，以电脑为载体、以网络为传输，在物理形态上有别于纸质公文，但与传统的纸质公文有相同法律效力和规范格式的公文。由于电子公文的即时、便捷，同时也导致随意性、碎片化的网络传播方式侵入公文写作，导致电子公文不规范问题尤其突出，其呈现新的特点：
一、文种使用问题
《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）第规定公文种类主要有15类，根据目前高校的行政职能和权限，高校常用文种主要有决定、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等11种。但在各高校网站上经常出现《条例》以外的文种，如：某校总务处文件，标题为《××大学大学生参加医疗保险实施方案》，“方案”非《条例》规定的文种，不可以直接发文，只能通过“通知”这一法定文种来“印发”“颁布”。而××大学信息公告上出现《关于印发××大学2015年毕业生就业指导意见的通知》，意见本身为法定文种，不必借助“通知”印发，以上两种现象在各校信息门户上屡见不鲜。各校网站发布人员也经常区分不清不同文种，以至出现报告夹带请示、请示取代函等不规范行为。如：××后勤管理部门向国有资产管理处发文，标题为《关于请示固定资产报废处置周期的报告》该部门与国资处平级，报告属于上行文，文种错用，且报告中不能请示，应该用“函”。
二、格式规范问题
格式规范应严格参照《党政机关公文格式》（GB/T9704——2012）执行，但是各高校挂在网站上的电子公文，五花八门。有发文字号标注不规范，各高校网站上的文件往往不按规定编写，如教务发[2013]第005号，有的层级序数和附件标注不规范，有的因挂在网上，不需装订印刷，版面要求和编排就随意很多。
三、标题和主题词问题
网络语言的随意性影响明显，主题词随意标注情况突出。随意杜撰公文主题词，既没有类别词，也没有类属词和文种词。
四、行文规则问题
电子公文中尤其防止口语化、惯用语、网络语混入公文中。如校医务所提出《关于医药费报销暂停的通知》，结语是“请相互转告，谢谢” 教务处《关于寒假期间办理学生成绩
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证明的通知》结语是“预祝同学们过一个愉快的寒假”以上不符合公文庄重特点，应改为“特此通知”。
五、拟制和管理规范问题
公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等内容。电子公文的制定也是如此，不可因挂在网上就减省任一程序。管理上提高档案意识，及时将公文整理归档，电子公文尤其重要整理归档，不可遗漏。
电子公文的发展顺应互联网迅猛发展的时代背景。如果可以将电子公文不规范问题解决，再结合电子公文自身的一些优点，将会推进高校电子政务的发展，
使高校管理工作可以更有效率的进行。我们可以从以下途径努力：1.加强电子公文规范化意识。要从思想上认识到电子公文也是公文，并非是临时性的，凡是公文就必须具有规范化意识。各级行政负责人要高度重视并切实加强对公文包括电子公文规范化的领导、指导和检查，维护电子公文的严肃性和权威性。电子公文办理人员也要同等对待电子公文和纸质公文。2.提高文秘人员业务水平。要组织文秘人员学习《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704——2012）等公文法规，进行公文写作的培训和交流研讨，是提升公文处理规范化的有效途径。3.研制和开发公文写作管理一体化软件。计算机和互联网技术的应用已经对公文写作从载体到流转都产生了深刻的变化。公文由于有相同的格式和行文规范，各种公文模板设计软件方兴未艾。但是真正的公文管理一体化软件尚未成熟。这种一体化公文管理软件是从公文制作到归档都由软件完成，这就能从根本上保证公文规范化，大大提高办事效率。
总之，高校公文规范化依然任重道远,我们尤其要重视电子公文的规范化，不能因即时、快捷牺牲公文写作的规范性，须严格按照公文法规办文,加强业务培训，加强对公文的审核把关，将高校公文规范化工作水平大力提升。
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