浅议外贸跟单员重要作用与素质规定
摘要：外贸公司生存和发展，都是以订单为主，在国际贸易中，一旦订立了出口合同，就要严格按合同规定品质及其她条件交货，才干赢得客户，作为订单跟进者，外贸跟单员工作质量好坏直接影响公司服务品质和公司形象。为此，公司对跟单者规定也越来越专业化，要成为一名先进外贸跟单员必要依照市场发展需要不断提高自己各方面能力。 核心词：跟单；外贸跟单员；作用；规定
一、选题背景和意义
跟单是生产公司业务部门严格按照理单文本全程地跟踪、配合详细加工部门完毕订单并顺利出货过程。而跟单员是指在公司运作过程中，以订单为中心以客户为导向，跟踪并督促贯彻公司运作流程中各种业务专职人员，是公司内部各部门之间及公司与客户之间互相联系重要桥梁。只有将跟单工作做好，才可以使加工生产公司正常顺利进行，使客户订单可以顺利完毕，公司才可以在激烈市场竞争中生存和发展。对于外贸公司来说，跟单员作用更是明显，因而，外贸跟单员应具备素质与能力规定具备十分重要现实意义。
二、外贸跟单员定义、产生及其发展前景
（一）外贸跟单员定义
外贸跟单员，是指在进出口业务中，在贸易合同订立后，根据有关合同或单证对货品生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等某些或所有环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同外贸从业人员。“跟单”中“跟”是指跟进、跟随，跟单中“单”是指合同项下订单。而外贸跟单中“单”，则是指公司中涉外合同或信用证项下订单。
外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单产指跟到出口货品交到指定出口仓库为止；中程跟单是指跟到装船清关为止；全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
（二）外贸跟单岗位产生必然性
外贸跟单岗位浮现是国内外贸公司在新经营环境下，经营管理人才重新分工和调节，也是外贸经营管理模式创新。国内加入WTO以来，对外贸易发展迅速，外贸跟单作为一种新岗位应运而生。作为对外贸易公司内部专业化分工产物，外贸跟单岗位工作目的明确，任务详细，成为工作不可分割构成某些。外贸跟单岗位浮现不是偶尔，它适应外贸公司管理内在需求和外贸人力资源开发新趋势，是外贸公司内部管理构造有效调节，外贸经营管理规范化和科学化发展产物。它浮现不但进一步划清了外贸公司各岗位责任界限，并且充分调动了公司跟单
人员积极性和创造性，对提高对外贸易公司管理水平和经营效率，避免外贸业务操作失误和风险具备重要意义。 （三）外贸跟单员发展前景
随着国内入世后外贸产业蓬勃发展，底国内贸易 公司准入实行备案制，外贸业面临着全新发展机遇，公司只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司专利。这就意味着：当前集中在外贸公司代理出口大量业务届时将分散至各个生产公司，由各生产公司自营出口，而每一种公司都需要几种专职跟单人员解决本公司外贸业务，缺了这一环节公司就无法运转。为此，跟单员社会需求必将随着外贸公司增长以几何数级增长。这将使外贸专业人才短缺问题更加突出。无论是外贸加工公司还是民营公司，几乎每个公司都需要跟单员，但就当前而言，国内不少跟单员由公司内技术人员或高层管理人员担任或单证员来兼任，她们虽有实际操作能力，但缺少完整知识背景，由于对外贸惯例或质量控制条款或交货周期“误操作”，往往使公司信誉和财产遭受重大损失。而外销员对工厂不理解，单证员、报关员等工作性质单一性，也使得跟单员在整个外贸流程中成为绝对不可或缺力量。一种公司之存在，一种公司之生存与发展．都是以订单为主线，作为订单跟进者，跟单员工作跨越了一种公司运作体系每一种环节，站在订单和客户规定角度，跟单员正成为一种不可或缺岗位，具备辽阔发展前景。
三、跟单员在出口贸易中重要作用
外贸公司生存和发展，都是以订单为主，在国际贸易中，一旦订立了出口合同，就要严格按合同规定品质及其她条件交货，才干赢得客户，作为订单跟进者，外贸跟单员作用不言而喻。重要概括为如下几点：
（一）有助于增进外贸公司经营管理有序化
外贸业务各个分工不是孤立，是一种有方向性动态过程。在生产性跟单中，生产公司选取与原料采购、工艺流程与技术、生产进度与质量监控、投入与产出；在业务性跟单中，“船、货、证、款”平衡，装运、保险、报检、报关、结汇操作与监控，都是有层次性有机联系整体。外贸跟单是外贸公司维护产品和服务生产链和供应链完整，反映外贸公司运营系统意志、增进外贸公司经营管理有序化，保证公司经营机制和风险防范机制有效运营重要构成某些。
（二）有助于外贸业务进程中风险控制
外贸合同履行涉及到两个或两个以上国家或地区，涉及众多环节；产品质量规定、技术原则和法律体系复杂；市场波动、行情变化、外汇风险等扽不稳因素。尽管从形式上看，外贸跟单任务是贯彻合同或信用证条款、对生产安排、组织货源、质量管理、报关报验、装运结汇等过程进行全程监控，但从性质上看，外贸跟单所有任务集中到一点，就是对业务进程中现实或潜在风险进行有效控制。无论是前程跟单、中程跟单还是全
程跟单，任何一种环节问题解决不当均也许酿成风险或损失。跟单员不也许只是被动地执行合同条款，而要面对客观现实，积极地、积极地、迅速地解决也许产生问题，规避业务进程中各种风险。
普通来说，外贸跟单风险控制重要是业务性风险控制。如：产品质量风险控制，即及时发现和更换不符合合同条款规定产品；交货期风险控制，即为避免错过装运期督促生产公司按期交货；结汇风险，即及时变化结算方式和更新不合格业务单证等，但如果这些风险不能有效控制，或风险信息传播渠道受阻，就也许影响公司中级或高档风险控制，导致公司丧失防范或规避风险有利时机，进而破坏整个公司风险防范机制。因而，外贸跟单岗位浮现将在外贸业务基本环节上防止失误与漏洞，对外贸公司有效进行风险控制，保证风险防范机制正常运营具备重要作用。
（三）有助于交流信息和信息解决
外贸跟单工作就是在履行合同中充分运用各种有利条件和信息源，及时收集来自生产、物流、海关、商检、银行等各部门信息，解决和化解各种矛盾或不利因素，对各个业务环节做好科学统筹安排过程。也就是说，在履行每一笔合同中，可以在物与物、人与人、人与物之间有效交流信息和解决信息是外贸跟单岗位基本功能和任务。
外贸公司经营和信息环境关系密切，信息不对称，随时也
许浮现公司决策失误。在外贸跟单业务中，跟单员始终处在生产和流通环节前沿，掌握着第一手信息，其拥有信息量有时甚至超过上级决策者，因而在信息解决上具备独特条件和作用：一是可以随时根据信息变化和本岗位职责范畴做出相应决策；二是将自己不能直接解决信息传递给上级部门，供上级部门参照和做出决策；三是对上级和自己决策效果进行检测、评价和反馈，从而在最大限度上避免决策失误和风险。随着国际市场需求多样化、产品小批量化以及履约节奏加快，外贸跟单员对信息解决能力直接关系到公司经济效益、服务品牌、信誉和形象。特别是在条件不拟定状况下，外贸合同顺利完毕往往来自于一项决策成功，而一项成功决策往往来源于跟单员对信息对的把握与解决。总之，外贸跟单员对外贸生产公司生产和流通环节中交流信息和信息解决具备重要作用 四、外贸跟单员基本素质规定
外贸跟单员工作是一项非常综合性工作，涉及到外贸生产公司生产和流通环节方方面面，不但要面对客户，还需要面对各种职能部门，这就规定，一名合格外贸跟单员必要要具备如下某些基本素质：
（一）必要具备全面业务知识
一名合格外贸跟单员必要熟悉多方面业务知识。一方面，必要精通生产管理，理解工厂生产环节运作状况，对于原材料特性、生产流程、产品特点、款式、质量原则以及客户需求等
都了然于胸。另一方面，必要熟知国际贸易法律和惯例。跟单员是公司对外活动一种窗口，是与国外客户直接联系一种重要纽带。因而，她必要理解合同法、票据法、经济法等与跟单工作关于法律知识。必要熟知关于贸易术语、国际汇兑以及国际货运等方面国际贸易惯例。再次，必要熟知国际贸易业务，熟知国际贸易操作流程，理解运送、保险、报关以及国际汇兑等方面综合业务知识。最后，还必要掌握一门外语，能纯熟与客户进行沟通交流。
（二）必要具备良好沟通和协调能力
在外贸跟单过程中，沟通和协调能力尤为重要。跟单员必要理解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。在沟通、跟进过程中，一方面必要理解基本商务礼仪，做到尊重客户。让客户随时可以找到你，但没有客户规定或非紧急状况下，不要打客户手机，客户快递账号每一次使用都必要通过客户容许；对产品或订单等任何方面更改都需要征求客户意见或批准及让客户理解状况等；在寻常与客户沟通中应使用正规商务信函格式及公司规定签名，不容许浮现一句话式回答。另一方面，注意细节。在有样品买卖中，必要提供让客户满意样品。应与客户沟通尽量多细节以保证制作样品一次性让客户满意，这将会很大限度上增长接下订单也许性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。同步为公司带来整体利益，也更有助于客户开发。对于订单生产来说，执行者是生产部门，跟单员因要对客
户负责而追求交期达到率就几乎“掌握”在生产部门手里了。于是，沟通、跟催等协调能力就特别重要，这也是跟单员工作挑战性所在。为此，一名先进跟单员不能只是埋头苦干，必要善于用文字和语言建立与各部门畅通沟通渠道，用人际关系解决技巧和办法构建与上级、与同事、与外单位人员紧密合伙关系，用人格魅力、敬业精神吸引和影响身边工作人员，通过她们来完毕自己想要做事。
（三）必要具备专业服务意识与风险意识
跟单员必要全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。这是为客户提供专业服务基本。在对产品充分理解基本上，提供让客户满意服务。如果对客户有承诺，则必要全力来实现，当浮现不拟定因素时，应向上级征求建议后再确认给客户，以保证每一种承诺实现。并及时与上级沟通解决成果。从每一种微小细节为客户提供最完善服务，减少公司与客户贸易风险。每个公司产品和服务上细节是不同，解决问题方式也是不同，注重细节才干使公司更稳定发展。同步，将客户建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划借鉴。这将会为公司带来整体利益，也更有助于客户开发。
（四）必要具备一定分析与预测能力
通过度析客户掌握客户需求、特点、经营风格、信用状况、资金状况等，为决策者提供全面，完整、精确客户描述。通过度析产品理解产品特性、生产流程、市场需求、价格走势．以
便于争取最优惠价格并提供应客户最优质产品。分析原材料种类、市场供求状况争取获得最低生产成本。基于这些全面而精确分析可以对客户需求、公司生产能力及物料供应状况等有一种精确判断和预测，从而有效地组织生产、交货、收款等工作。
（五）必要具备较好决策与应变能力
国际贸易业务环节多、参加部门多，这些环节环环相扣，任何一种环节失误都也许导致满盘皆输后果。这就需要解决业务跟单员必要具备非常好应变能力，一旦遇到意外变故，要能体现出高度冷静和强烈自信，发挥自己敏捷思维判断能力，对现状作出最精确判断，从而调动一切也许力量变被动为积极，争取以至少成本化解危机，挣脱困境，化险为夷。
外贸跟单员工作范畴涉及面非常广泛，因而，对其素质规定也涉及多方面，除了上述规定外还必要具备良好职业素质，统筹管理能力，推销能力，语言文字魅丽和口头表达能力、社交能力等等。
五、结束语
跟单员作用在外贸生产公司中作用日益突出，成为外贸生产公司中一种不可或缺岗位作为，具备辽阔发展前景。相应地，公司对跟单员得规定也越来越专业化，要成为一名先进外贸跟单员必要依照市场发展需要不断提高自己各方面能力。
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