浅谈工程资料的管理
摘要：工程管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性的一个重要标志就是有一套完整的工程项目管理资料。在现代化大规模工程建设项目中，投资的多元化、管理的法制化、施工程序化；工程资料归档规范已成为必然趋势因此工程项目管理资料是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作。
关键词：工程管理；资料管理；程资料归档规范
随着工程建设的现代化程度的不断提高，国家在项目投资、管理建设方面都发生了根本的变化。在现代化大规模工程建设项目中，投资的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程资料归档规范已成为必然趋势。衡量建设项目的管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性的一个重要标志就是有一套完整的工程项目管理资料。因此工程项目管理资料是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，以下是作者从实际工程项目的资料管理工作中总结的一些心得，供同行参考。
工程项目的资料管理是一项系统工程，它涉及各个专业技术部门是一项复合性工作。如何在工程项目的各个阶段做好工程资料管理工作，使工程项目资料完整准确、有效、及时的归档已成为能否保证工程顺利通过验收、后续生产是否有保障的必要条件。
一、在工程项目的资料管理中通常存在以下问题
1．工程资料的原件不齐全。有许多非常重要的工程原始资料，由于主客观的原因到最后归档时是复印件，而不是原件。这样就难以满足工程资料的完整、准确、系统、齐全的基本要求。交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里等关键性原始验收签证资料填写不规范。有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了这些关键性原始资料的可信度，从而也降低了工程资料的使用价值。
2．工程资料的验收签证不齐全，存在补签和代签现象。工程资料的整理没有随着工程施工进度同步进行。而是为了急于满足工程的验收和交工要求，结果等工程结束后，当时的施工人员离开工地。找不到当事人签字。只好补签和代签
3．工程资料的格式和形式不规范。施工过程中形成的资料格式和形式不统一，不规范，有用A4的，也有用16开和32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，有民用的、也有用工业的。工程资料的书写也是五花八门，形形色色，有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。最后形成的案卷的给人感到不是一个完整的一套工程资料，而这些资料也不利于资料的长期保存。
4．竣工图编制不够规范。有些工程项目不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修
改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
二、这些问题产生的主要因素有
1．首先是，各级工程管理部门对工程资料的管理意识薄弱，长期存在着重工程建设、轻资料管理的现象。各个工程管理单位对资料管理重视程度远远不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。
2．其次，工程项目管理作业层业务素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的工程（原始）资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。
三、工程项目的资料管理应注意的问题
要保证工程项目的资料管理的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，除了不断加强业主、监理和施工单位三者之间的的业务协调和提高管理水平外，就应从如下方面入手：
1．在工程初期，也就是工程项目的准备阶段就要制定好完整的工程资料管理制度，明确工程资料管理在工程实施中各级相关人员的管理分工和职责。确定可行的文件编制、校核、分发、传阅、收集、更改、作废、整理、立卷的流程和登记分类及存放要求等。为了使工程资料规范、清晰、美观，所有文件、表格的字体、字号、格式要一致。工程名称要统一。提交的数量要明确。还要制定切实可行的工程文件编号规则，并将这一切汇总整理归档。2．工程开始后，项目实施单位要实行技术负责人负责制。逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备责任心强、工作细致的专职资料员，建立好各种资料、文件、图纸等管理台帐，做好工程资料的管理工作。工程资料的编制要严肃认真、细致。必要时组织所有参与资料编制技术人员、管理人员进行培训。使每个参与资料管理的人都知道国家、行业对工程文件、图纸的要求有那些。在签名、日期等细节问题上有怎样的要求，具体的规定。
3．在工程实施阶段，首先加强与建设单位和监理单位以及相关单位的沟通和联系。工程资料必须及时整理，需要到建设单位和监理单位处报验的各种工程资料要及时报验。确实做到工程资料真实完整、同步进行、分类有序。尤其在某一专业工程开始阶段。首先要坚持贯彻执行国家，行业的基本规范标准。并将此意识落实到施工记录表格等资料中。凡涉及检查，试验报告的项目均应填写见××记录或其实验报告编号。有数据要求的应填写“试验检测数据”。必要时要有支持性的附件（如图、表格、照片、图像等资料）。检验项目要求为符号设计、规范标准的，检验结果应填写符合“施工图编号制造厂图号或规范、标准的编号”。参与人的签名、日期要齐全。所有的工程检验都具备可追溯性和责任人。在不能获取原件时，应将原件复印，然后在原件复印或抄件上加盖留存单位公章，并注明原件保存处。项目负责人要对项目的工程文件形式、积累，立卷、归档要反复进
行监督、检查并及时将检查结果进行综合、分类，整理，对在工程资料中出现的问题，举一反三，制定整改措施。必须保证工程文件在任何使用场合都一致，切实最新版本。施工图发生变更时，要在原施工图变更处作好变更记录。
在施工工程中，项目部专职资料员应及时与工区、作业队资料员沟通，了解内业管理工作中的情况，加强与现场施工人员的交流。并与监理工程师进行磋商、探讨，及时解决施工原始资料填写中存在的一系列问题，准确、及时的填报施工原始记录；将资料整理中的不解或不确定的问题汇总，通过电话或及时到指挥部有关部门咨询，做到不放过资料中的每一字每一数的思想。
内业资料的整理与归档，只有少数人了解、熟悉是不够的。为了把强化内业管理精神贯彻到作业队，项目部应将《实施细则》、《工程用表》填写式样等文件资料及时复印下发到各工区、各施工队作业队手中，进行学习、理解，贯彻实施。施工过程中要经常与监理单位沟通，请监理工程师到项目部进行指导与培训，提高资料记录人员的应用技能，统一思想，明确程序，规范填写要求，保证第一手填报资料的规范、真实、准确性，减少返工，提高工作效率与内业资料管理工作的积极性。
作为工程质量的一个载体，原始资料来源于每一个分项工程，每一道施工工序。如路基压实度的检测资料，摊铺厚度，路基横、纵坡度一级平整度等；构造物的钢筋检查记录，模板检查记录，砼的施工配合比，砼的浇筑记录等。这些数据、记录均是现场施工员据实填报，并通过了现场旁站监理的签认。项目部的专职资料员、工区、作业队的专职资料员，他们的工作不只是充当将现场资料整理归档的角色，每隔1～2天要深入施工第一线，检查、抽取、采集第一手原始资料，发现错误或差错及时纠偏，实际上他们又充当现场质检员的角色，对工程质量又把了一道关，取得“一石二鸟”的特效。
只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，才能成为工程总体质量的见证和优质工程评审的重要依据，从而为建设一流工程项目提供保证。
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