从事涉外秘书人员应具备的六项素质
山东肥矿集团鲁西南指挥部综合办公室 王庆升
【摘 要】 随着我国市场经济和对外开放的不断深入，涉外工作向涉外秘书人员提出了更高的素质要求。笔者认为，要做好涉外秘书工作，涉外秘书人员应具备如下素养：良好的职业道德、融通东西方文化、掌握涉外礼仪、扎实的语言功底、健全的体魄和良好的心理以及严谨的涉外法律。
【关键词】 涉外秘书；人员素质
随着我国对外交往的不断发展，我国的涉外工作经历了前所未有的深刻变化，呈现出了蓬勃发展的可喜局面，形成了一个全方位、多渠道、宽领域、深层次的新格局。涉外秘书工作也被除赋予了许多新的内涵，提出了许多新的要求。涉外秘书人员要创造性地做好本职工作，就需要积极参与，总结经验，汲取教训，更要重视基本的涉外知识的学习，并在实践中正确地加以应用，逐步提高工作水平。
一要具有良好的职业道德素质
作为一种国际化的职业，涉外文秘人员的职业道德素质不仅关系到工作的成败，甚至还可能影响到一个单位的整体形象。首先，要具有高度的爱国主义精神和良好的职业道德素养，奉公守法，明礼诚信，在局部利益和整体利益发生冲突时，能够识大体，顾大局，能够自觉地为社会主义现代化建设服务。其次，在外事接待工作中，要坚持维护国家主权和民族尊严，自觉遵守外事纪律，不得失密泄密；不利用工作之便营私牟利、索要礼品；不背着组织与外国机构及个人私自交往；不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求。再者，在参加外事活动中，要严格按规章制度办事，事事从组织利益出发，不掺入个人的兴趣和感情，严格遵照上级和办事。最后，要注意口头和书
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面保密，务必做到不回答与自己业务无关的问题，不在外宾面前谈内部问题；外宾的馈赠，未经上级批准，不得自行接受。
二是具有融通东西方文化的素质
东西方文化都有着悠久的历史和传统，在形成发展过程中，既相互排斥，又相互吸收。涉外交往的前提是必须尊重各自文化个性、风俗习惯。只要尊重对方的文化习俗，才能避免误会和“非礼”。一是东方文化崇尚集体和团队精神，而西方文化崇尚和个人自由。在西方国家，人们崇尚个人自由，不愿意受到来自外在的干涉。二是在交往的空间上，中国人的空间距离相对较近。西方人觉得中国人过于亲近，而中国人又会觉得西方人过于冷淡、傲慢，过分疏远，是不友好的表现。三是东方文化等级观念强烈。在西方国家，除了英国等少数国家有着世袭贵族和森严的等级制度外，大多数国家都倡导平等观念。如美国崇尚人人平等，不论是社会上，还是在公司中，人人都凭实力去竞争。在家庭中，美国人不讲等级，只要彼此尊重，父母与子女可直呼其名。四是东西方文化在交往的观念、方式上有着明显的差别。在西方国家中，特别重视对方的隐私权，凡是涉及到个人状况、政治观念、宗教信仰、个人行为动向等隐私的都不能直接过问。西方人一般不愿意干涉别人的私生活和个人隐私，也不愿意被别人干涉。五是尊重妇女在西方国家是其传统风俗，女士优先是西方国家交际中的原则之一。无论在何种公共场合，男士都要照顾女士。
三是具备全面掌握涉外礼仪的素质
荀子曰“人无礼不生，事无礼则不成，国无礼则不宁”。涉外礼仪是生活小节，但却代表着个人、民族、国家的形象，反映出一个社会人们的行为规范和文明程度。进入涉外交际场合，懂礼仪与不懂礼仪会收到截然不同的效果。因此，学会涉外礼仪已成为涉外秘书人员必备的素质之一。一方面，涉外人员必须掌握外事礼仪常识，遵守涉外工作准则和外事纪律，对外宾既要彬彬有礼，又要维护国家尊严。另一方面，要把握外事礼仪的特点。外事礼仪具有固定性与变通性，国
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际交往中的许多礼宾活动都有固定的仪式、礼节和国际惯例，同时各国又都有各自的风俗习惯、礼仪礼节。总体上，涉外礼仪要做到礼仪周到而不烦琐，热情接待而不铺张，活动内容丰富而不累赘；接待外宾的人员应仪容整洁，仪表大方，表情亲切自然；言行举止要符合礼仪要求，坐立姿势应端庄，对外宾的穿着不评头品足。具体有以下几点：一是遵守时间，不得失约。参加各种外事活动都要按时抵达。过早抵达，会使主人因准备未毕而难堪；过迟到达，会使主人与客人空等过久而失礼。因故不能应邀赴约，要礼貌地告知主人，并表示歉意。二是尊重各国的风俗习惯。不同的国家、民族，由于不同的历史、文化、宗教等因素，各有其特殊的风俗习惯和礼节，在外事交往中均应予以重视。如新到一个国家或初次参加活动，应多了解，多留意，多观察，不懂或不会做的事，可仿效别人。三是注意个人卫生与举止言谈。国际交往中要注意个人卫生，衣着要整齐美观，衣领袖口要干净，皮鞋要上油擦亮，穿西装要打好领带，穿中山装要扣好领扣、领钩，梳理好头发，刮净胡子，修剪好指甲。
四是要具备扎实的语言功底和较高的翻译素质
具备扎实的语言素质在对外交往中可以增加整个单位的内在形象，以提高达成交易的几率和办事的效率。对于涉外秘书人员而言，在具备一口流利的外语能力的同时，也要提高书面语言素质和身体语言素质。“欲交往，言为先。”口头语言是人类沟通信息最直接也是最能体现个人魅力的方式之一。因此，涉外文秘人员提高口头语言的素质至关重要。写作是秘书人员的一项基本技能。书面文字表达要讲究文采和艺术性，工整又精炼的文字可以提高整体的外在形象。在实践过程中要提高语言素质，除了学习，还要学以致用。口头上的语言要随时随地注意运用；书面上的语言要检查用语还要经常练习，不断使自己的语言做到准确、精炼。在平常与人交际的过程中，还要注重细节的追求，适时地运用好身体语言，以达到长期的预期效果与目的。
翻译工作是涉外工作交往中的重要环节。涉外翻译人员的业务水
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平、政治素质、文明素养等是涉外服务工作水平的最直接体现。作为涉外翻译人员，一定要忠于职守，尽职尽责。在翻译时，应全神贯注，做到正确踏实，不擅自增减或改变谈话内容或掺杂个人意见。对谈话要点应做必要笔记，不得主动直接与外宾谈话、询问或解答问题；遇有未听清时，应提出问明；翻译有困难时，应向谈话人说明，做到绝不不懂装懂、主观臆断。
五是具有健全的体魄和良好的心理素质
健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。所谓“身体是的资本”，只有拥有健康的身体，才可以更好的为企业办事，创造出无限的价值。尤其是涉外秘书工作，既复杂又要求极高，没有良好的身体素质，是无法顺应复杂多变的工作环境的，身体状况欠安的人是不能足以担任涉外秘书工作的。
要想成为一个成功的涉外文秘人员，还必须学会调整自己的心理平衡，保持良好的心态，努力培养高雅的气质，完善个人的乐观、豁达的性格。涉外秘书从事的是脑力劳动，头绪多，范围广，内容杂。其心理活动频繁。美国福丽斯在《成功的秘书》一书里曾列举现代秘书的各种职责，其中包括：“打字、归档、接待来访、处理函件、编写报告、在上司不在时处理日常事务”等等。面对如此繁杂的任务，一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。秘书要想有所作为，要有一个乐观、自信的心理素质。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自社会上工作上的压力；而自信的人则能在交际中得心应手，充分发挥出秘书人员的作用和魅力。
六是具有严谨的涉外法律素质
尤其是在当今国际形势纷繁复杂的情况下，涉外秘书人员必须清楚地了解我国和其它的国家的相关法规，不触犯法律，严酷照章办事。涉外秘书人员如果没有较高法律方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，涉外秘书人员学习和掌握必要的法律知识尤为重要。由于其他国家的法
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律体系规模庞大，涉外秘书人员要根据工作需要，在掌握一般的法学和理论基础上，有针对性地学习有关的法律知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、；二是同业务活动有关国家的法律、法规、规章、。涉外秘书的难做就往往体现在知识面上，不仅要清楚地了解本国的相关法律知识，同时还必须了解清楚其它国家的法律知识，并且做到畅通领悟贯通。
总之，上述六个方面并非孤立存在，需要有机地结合起来掌握和运用。涉外文秘人员只有将这六个方面融会贯通，并在实际工作中很好地予以体现，才能更好地适应新形势下的涉外工作，提高办公室服务水平。
参考文献：[1] 史玉峤：涉外秘书：以高素质迎接“入世”[J]. 《秘书工作》.2002年02期。
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